Kira yükselince birçok psikolog aynı yolu seçer: iki ya da üç meslektaş bir daire tutar, odaları ve saatleri paylaşır. İlk aylar genelde iyi gider. Sonra bir salı sabahı iki terapist aynı odanın kapısında karşılaşır, ikisinin de danışanı bekleme salonunda oturmaktadır.
Bu tür sorunların çoğu kötü niyetten çıkmaz. Plan kafada ya da bir WhatsApp grubunda durur, kimse "bu oda saat kaçta kimin" sorusunun yazılı cevabını bilmez. Ofisi paylaşırken asıl iş, odaları, saatleri ve masrafları baştan herkesin görebileceği bir yere yazmaktır.
Aşağıda iki ya da üç terapistin bir ofiste çakışmadan çalışması için kurulabilecek düzeni anlatıyoruz. Örnekler küçük ofisler için, ama mantık dört beş kişilik bir merkezde de aynı.
Oda ve saat envanterini çıkarın
Plana geçmeden önce elinizde ne olduğunu sayın. Kaç oda var, hangisi çift ve aile terapisine uygun, hangisinde oyun terapisi malzemesi duruyor, hangisinin penceresi sokağa bakıyor ve gürültü alıyor. Bu bilgiler, kimin hangi odayı tercih edeceğini belirler.
Sonra ofisin açık olduğu saatleri yazın. Diyelim ki ofis hafta içi 09:00 ile 21:00 arası, cumartesi 10:00 ile 16:00 arası açık. İki oda varsa haftada yaklaşık 132 oda saati elinizde demektir. Bu sayıyı bilmek, masraf paylaşımında da işinize yarar.
Son olarak herkesin kendi çalışma düzenini masaya koyun:
- Hangi günler ofiste olacak, hangi günler online çalışacak
- Akşam saatlerini mi, sabahları mı tercih ediyor
- Haftalık kaç yüz yüze seans bekliyor
- Grup terapisi ya da aile görüşmesi gibi geniş oda isteyen işleri var mı
Sabit blok mu, esnek paylaşım mı
İki temel yol var. Birincisinde her terapistin sabit blokları olur: Elif pazartesi ve çarşamba tüm gün büyük odada, Murat salı ve perşembe. İkincisinde odalar saat saat paylaşılır ve kim önce yazarsa o alır.
Sabit blok, terapide işe yarar çünkü danışanların çoğu her hafta aynı gün ve saatte gelir. Terapistin bloğu belli olunca danışana "her çarşamba 18:00" sözü rahatça verilir. Dezavantajı, blok sahibinin boş saatlerinin de boş kalmasıdır.
Esnek paylaşım odayı daha çok doldurur ama sürtüşme çıkarır. Bir terapist üç hafta sonrasının akşam saatlerini erkenden kapatınca diğeri yeni danışanına saat bulamaz.
Pratikte en çok işleyen karışık düzendir. Haftanın büyük kısmı sabit bloklara ayrılır, bir iki yarım gün ise "ortak saat" olarak açık bırakılır. Ortak saatleri ilk görüşmeler, ara seanslar ve telafi seansları için kullanırsınız. Bu saatlerin en fazla iki hafta öncesinden ayrılabileceğini de kural olarak yazın.
Seans arasına geçiş payı koyun
Tek başına çalışırken 50 dakikalık seansın ardından 10 dakika ara vermek alışkanlıktır. Paylaşılan odada bu 10 dakika iki kişiye aittir. Biri seansını 5 dakika uzatırsa diğerinin danışanı koridorda bekler.
Oda değişim saatlerini sabitleyin. Örneğin her seans saat başında başlar, :50'de biter. :50 ile :00 arası odadan çıkma, havalandırma, sehpayı toplama ve sıradaki terapistin girmesi içindir. Aynı odada art arda farklı terapistler varsa bu payı 15 dakikaya çıkarmak daha rahat olur.
Bekleme salonu tek ise bir sorun daha var: art arda gelen danışanların karşılaşması. Bir danışan ağlayarak odadan çıkarken sıradaki danışanın tam karşısında oturması kimsenin istemediği bir durumdur. İki oda kullanılıyorsa, odaların seans başlangıçlarını 15-20 dakika kaydırmak yoğunluğu azaltır. Biri saat başında, diğeri çeyrek geçe başlar.
Gizlilik: dosyalar, isimler, telefon
Ofis ortak olsa da danışanlar ortak değildir. Elif'in danışanının adını Murat'ın bilmesi gerekmez. Bu yüzden ortak takvimde odanın dolu olduğu görünmeli, kimle dolu olduğu görünmemelidir.
Kâğıt kullanan ofislerde bu kural en çok kapıdaki çizelgede ve masadaki defterde bozulur. Ortak deftere "14:00 Zeynep H. ile ilk görüşme" yazmak yerine "14:00 Oda 2 dolu, Elif" yazın. Seans notları ise her terapistin kendi kilitli dolabında ya da kendi şifreli dosyasında durur, ortak çekmecede durmaz.
Telefon da ayrı tutulmalıdır. Ortak bir ofis hattı varsa ve sekreter yoksa, aranan terapist seanstayken telefonu kimin açacağı belli olmalı. En temiz yol, her terapistin kendi numarasını ve kendi randevu kanalını kullanmasıdır.
Ortak takvimi herkesin göreceği yere taşıyın
Kapıdaki çizelge ya da WhatsApp grubundaki mesajlar ilk aylarda yeter, sonra kimin son halini gördüğü belirsizleşir. Takvimi tek bir yere taşıyın ve oda planını da oraya yazın.
Planla ile her terapist personel olarak tanımlanır ve takvimde kendi sütununu görür. Kimin neyi görebileceği ayarlanır; danışan bilgileri ve kasa diğer terapistlerden gizlenebilir. Odanın başka bir terapiste ait olduğu saatleri zaman bloklama ile kapatırsanız, o saate ne siz ne de online randevu sayfanız üzerinden bir danışan randevu açabilir.
Burada küçük bir ayrıntı var: program oda takibi yapmaz, saat takibi yapar. Tek odalı bir ofiste bu yeter, çünkü odanın sahibi saat bloğunun sahibidir. İki oda varsa blokları "Oda 1" ve "Oda 2" diye adlandırmak, kimin nerede olduğunu takvimden okumayı kolaylaştırır.
Her hafta aynı saatte gelen danışanlar için tekrarlayan randevu kurmak da oda planını sabitler. Çarşamba 18:00 danışanı bir kez yazılır, sonraki haftalar kendiliğinden açılır ve o saatin dolu olduğu herkes tarafından görülür.
Masrafı ve kuralları yazılı hale getirin
Ofis paylaşımında en sık tartışma çıkan konu paradır. Kira eşit bölünür ama biri haftada 30 seans, diğeri 12 seans yapar. Bir süre sonra az kullanan taraf haksızlık hissetmeye başlar.
Üç yaygın model var. Eşit pay, en basitidir ve kullanım yakınsa işler. Blok oranına göre pay, her terapistin ayırdığı sabit saatlerin toplamdaki oranına bakar. Saatlik kullanım ücreti ise ofisin sahibinin diğerlerine oda kiraladığı düzende kullanılır. Hangisini seçerseniz seçin, elektrik, internet, temizlik, su ve çay gibi kalemlerin de aynı orana göre mi bölüneceğini yazın.
Kuralları bir sayfalık bir metne dökün ve herkes imzalasın. Resmi bir sözleşme olmak zorunda değil, ama anlaşmazlık çıktığında açıp bakacağınız bir kâğıt olmalı.
Her terapistin kendi gelirini ve giderini ayrı takip etmesi de bu konuşmayı kolaylaştırır. Planla'nın kasa bölümünde seans gelirlerini ve ofis payına düşen gideri gün gün işlerseniz, ay sonunda kira payınızın gelirinize oranını tahmin yerine rakamla görürsünüz.
Sık Sorulan Sorular
Ofisi paylaştığım meslektaşım danışanlarımın adını görmeli mi?
Görmesi gerekmez. Ortak takvimde odanın hangi saatlerde dolu olduğunun görünmesi yeterlidir. Kâğıt çizelgede yalnızca terapistin adını yazın; programda ise danışan bilgilerini diğer kullanıcılardan gizleyen ayarı açın.
Tek odalı bir ofisi iki terapist nasıl paylaşır?
En sade yol, günleri ya da yarım günleri bölmektir: biri sabahları, diğeri öğleden sonraları. Bu mümkün değilse oda değişim saatini sabitleyin ve aradaki 10-15 dakikalık payı kimsenin seansına katmayın. Online seanslarınızı da odanın diğer terapistte olduğu saatlere koyabilirsiniz.
Biri sürekli seansı uzatıyorsa ne yapmalı?
Önce yazılı kuralı açın ve değişim saatini birlikte yeniden okuyun. Sorun sürüyorsa o kişinin bloğunun sonuna 15 dakikalık boş pay eklemek, diğer terapistin danışanını beklemekten korur. Bu payın kira hesabına onun saati olarak eklenmesi de adil bir çözümdür.
Ortak saatlerde kim önce davranırsa mı alır?
Bu düzen kısa sürede sürtüşme yaratır. Ortak saatlerin en fazla iki hafta öncesinden ayrılabileceğini ve bir terapistin haftada belirli bir sayıdan fazlasını alamayacağını yazın. Böylece yeni danışanı olan herkes ilk görüşme için yer bulabilir.
Bu hafta yapabileceğiniz ilk iş şu: ofisteki meslektaşlarınızla yarım saat oturun, oda ve saat envanterini bir kâğıda yazın, ardından herkesin sabit bloğunu ve ortak saatleri işaretleyin. Bu kâğıt hazır olunca takvime aktarmak bir akşamlık iştir.