Çarşamba sabahı ilk seanstan önce telefonda bir danışanın kartını açıyorsunuz. Not alanında üç ay önce aceleyle yazdığınız bir satır duruyor: "Eşiyle sorunlar, boşanma konuşuluyor, uyku bozuk." Aynı telefon geçen hafta, siz seanstayken bir randevuyu kontrol etsin diye ofisi paylaştığınız meslektaşınızın elindeydi.
Randevu programındaki danışan kartı çoğu psikoloğun gözünde yarı resmi bir yerdir. Hızlı açılır, cebinizdedir, o yüzden içine biraz her şey yazılır. Telefon numarası ile seansta konuşulan konu aynı kutuya düşünce kart iki yönden bozulur: aradığınız idari bilgi kalabalığın içinde kaybolur, görmemesi gereken kişi de görmemesi gereken bir cümleyi okur.
Bu karışıklığı çözmek için yeni bir sistem kurmanız gerekmez. Hangi bilginin nereye ait olduğuna bir kez karar vermek ve eski kayıtları bir akşam oturup ayıklamak yeter.
Seans notu ile randevu kaydı ayrı yerlerde durur
Klinik notlar sizin mesleki kaydınızdır: seansta ne konuşulduğu, gözlemleriniz, uyguladığınız ölçekler ve sonuçları, tanıya dair düşünceleriniz. Bunlar kilitli bir dolapta, şifreli bir klasörde ya da bu iş için ayırdığınız bir dosyalama düzeninde durur.
Randevu kaydı ise ofisin işleyişine aittir. Danışan kim, hangi gün geliyor, ücreti ne, ödedi mi, ona nasıl ulaşılıyor. Bu bilgiler hatırlatma mesajına, kasa kaydına, sekreterin ekranına geçer.
İkisini ayırmanın pratik bir ölçüsü var. Bir bilgiyi sekreterinizin ya da sizin yerinize bir günlüğüne takvimi idare eden meslektaşınızın bilmesi randevuyu yürütmek için gerekiyorsa, randevu kaydına girer. Gerekmiyorsa klinik dosyada kalır.
Danışanlar da bu ayrımı bekler. Kapıda karşılayan kişinin, ödeme dekontunun ve gelen mesajın bildikleri ile odada anlattıkları arasında bir duvar olduğunu varsayarak konuşurlar.
Danışan kartında bulunması gerekenler
İyi tutulmuş bir kart, seanstan önce on saniyede okunur ve size bugünkü randevuyla ilgili sormanız gereken bir şey bırakmaz. Şu satırlar çoğu muayenehanede yeterli olur:
- Ad soyad ve danışanın tercih ettiği hitap (ikinci adıyla anılmak isteyen danışan az değildir)
- Telefon ve ulaşılma tercihi: arama, kısa mesaj ya da yalnızca WhatsApp
- Seans biçimi: yüz yüze, online ya da karışık; online ise hangi platformdan
- Sabit gün, saat ve sıklık: her salı 18:00, iki haftada bir perşembe
- Ücret, ödeme şekli ve fatura bilgisi (şahıs adına mı, şirket adına mı)
- Alınan yazılı onaylar ve tarihleri: iptal politikası, online seans onamı
Ulaşılma tercihi küçük bir satır gibi görünür ama en çok işe yarayanı odur. Bazı danışanlar telefonlarının evde başkası tarafından görülebileceğini söyler, "aramayın, mesaj atın" der. Bunu karta yazmazsanız, üç ay sonra hastalandığınız bir sabah seans iptalini haber verirken hatırlamazsınız.
Onay tarihleri de benzer şekilde unutulur. İptal politikasını ilk seansta imzalattınız ama hangi danışanın hangi metni gördüğünü bilmiyorsanız, politikayı değiştirdiğiniz gün kimin yeni metni okuması gerektiğini çıkaramazsınız. Karttaki "İptal politikası onaylandı 12.09" gibi bir satır bu soruyu kapatır.
Not alanına yazılmayacaklar
Kural kısa olunca uygulanır: odada duyduğunuz hiçbir şey karta girmez. Pratikte en sık karta kaçan bilgiler şunlardır:
- Başvuru nedeni ("panik atak", "yas", "boşanma süreci")
- Tanı ya da tanı ihtimali
- İlaç kullanımı ve takip eden psikiyatristin adı
- Aile üyeleri ya da partner hakkında anlatılanlar
- Bir sonraki seansın konusu ve verdiğiniz ödevler
Son madde en masum görünenidir. "Gelecek hafta annesiyle telefon konuşmasını ele al" yazmak seans hazırlığı gibi gelir, fakat danışanın hayatından bir parçayı randevu ekranına taşır. Bu hatırlatmaları klinik notunuzun en altına ekleyin; seanstan önce dosyayı açtığınızda zaten orada olur.
Hizmet adlarına da bir kez bakın. Takvimde "Travma terapisi" ya da "Bağımlılık danışmanlığı" diye bir hizmet tanımladıysanız, bu ad danışanın randevu geçmişine, kasa kaydına ve hatırlatma mesajına geçer. "Bireysel seans 50 dk", "Online seans", "Çift seansı" gibi adlar takvimde aynı işi görür ve danışan hakkında bir şey söylemez.
Kartı kim okuyacak, ona göre yazın
Kartı yazarken bir gün onu danışanın kendisinin, bir sekreterin ya da sizin yerinize bakan bir meslektaşın okuyacağını varsayın. Bu varsayım hem ne yazdığınızı hem de nasıl yazdığınızı değiştirir.
Yargı içeren kelimeler karta en kolay giren ve en kötü okunan şeylerdir. "Zor danışan", "sürekli erteliyor", "ödemede sorunlu" gibi ifadeler sizin için kısa bir hatırlatmadır ama başkasının gözünde danışan hakkında bir hükme döner. Bunların yerine olguyu yazın: "Son iki ayda üç kez saat değişikliği istedi, değişikliği en geç bir gün önce bildiriyor."
Kendi kısaltmalarınız da sorun çıkarır. Yalnızca sizin çözebildiğiniz "ÇT", "AD-b" gibi notlar başkasına bir şey anlatmaz, bir yıl sonra size de anlatmayabilir. Kısaltmayla klinik bilgiyi gizlemeye çalışmak ise kuralı esnetmenin en yaygın yoludur; kısaltılmış tanı da tanıdır.
Ofis paylaşımı ve sekreter varken
Tek başınıza çalışırken kartı çoğunlukla yalnızca siz görürsünüz. Ofisi iki meslektaşla paylaşıp ortak bir sekreterle çalışmaya başladığınızda tablo değişir. Sekreterin herkesin takvimini görmesi gerekir, çünkü telefonu o açar ve boş odayı o söyler. Her danışanın ücretini, kalan borcunu ya da notlarını görmesi ise çoğu zaman gerekmez.
Bu sınırı kâğıt üstünde kurmak zordur; ortak bir defter ya da paylaşılan bir tablo açık durduğu sürece herkes her şeyi görür. Planla gibi bir randevu programında her çalışan kendi takvimini görür ve kimin neyi görüp neyi değiştirebileceği tek tek ayarlanır. Danışan bilgilerini ve kasayı sekreterden gizleyip ona yalnızca randevu oluşturma ve saat kaydırma yetkisi verebilirsiniz.
Gündelik birkaç alışkanlık da yetkiler kadar iş görür:
- Telefonunuzda ekran kilidi açık olsun; randevu uygulaması internet yokken de günün danışanlarını gösterir, yani telefonu eline alan herkes de görür.
- Online seansta ekran paylaşacaksanız takvim ve danışan listesi açık sekmede durmasın.
- Bekleme salonundaki sekreter ekranı danışanların göremeyeceği açıda dursun.
- Ofisten ayrılan sekreterin ya da meslektaşın erişimi ayrıldığı gün kapatılsın.
Eski kayıtları ayıklamak
Elinizde yıllardır tutulmuş bir defter, bir Excel dosyası ya da notları karışmış bir program varsa, ayıklama işi bir akşamlık iştir. Diyelim ki 80 danışanlık bir listeniz var ve her karta 1-2 dakika ayırıyorsunuz; toplam 2-3 saat eder. Bunu hafta sonuna, seans olmayan bir zamana koyun.
Defterden ya da tablodan yeni bir programa geçiyorsanız, ayıklamayı aktarmadan önce yapın. Planla'da elinizdeki müşteri listesi toplu aktarılır; temiz bir listeyi aktarmak, sonradan yüz kartı tek tek açıp düzeltmekten çok daha kısa sürer.
Ayıklarken bir danışanın kartında klinik bilgi bulursanız silmeden önce klinik dosyasına taşıyın. Satırın kartta durmaması gerekir, ama o bilgi o danışan hakkındaki kaydınızın parçasıdır ve kaybolmamalıdır.
Sık Sorulan Sorular
Danışanın doğum tarihini karta yazmak gerekli mi?
Randevu için gerekmez, ama ergenlerle ya da reşit olmayan danışanlarla çalışıyorsanız yaş bilgisi veli onayı ve iletişim düzeni açısından işe yarar. Bu durumda kartta velinin adını ve hangi konularda veliyle iletişim kurulacağını da yazın. Yetişkin danışanlarda bu alanı boş bırakmak bir eksiklik yaratmaz.
Başvuru nedenini kısaltmayla yazsam olur mu?
Olmaz; kısaltma bilgiyi gizlemez, sadece okumayı zorlaştırır. Seanstan önce danışanın neden geldiğini hatırlamak istiyorsanız klinik dosyanın ilk sayfasına bakın. Kartta yalnızca o günkü randevuyu yürütmek için gereken bilgi kalsın.
Online seans bağlantısını karta yazabilir miyim?
Yazabilirsiniz; bağlantı ve platform bilgisi idari bir bilgidir ve seans öncesi telaşı azaltır. Her danışan için sabit bir oda kullanıyorsanız bağlantının şifreli olduğundan emin olun. Bağlantıyı değiştirdiğinizde kartı da aynı gün güncelleyin.
Danışan terapiyi bıraktığında kartı silmeli miyim?
Hemen silmek yerine bir düzen belirleyin. Kayıtları ne kadar saklayacağınız konusunda bağlı olduğunuz meslek kuruluşunun önerilerine ve kişisel verilerle ilgili yükümlülüklerinize bakın, kararınızı bir kez yazıya dökün. Bu hafta ilk iş olarak takviminizdeki hizmet adlarını açın ve danışan hakkında bilgi veren bir ad varsa onu "Bireysel seans" gibi nötr bir adla değiştirin.