Saat 23:40'ta Instagram'a bir mesaj düşer: "Merhaba, randevu almak istiyorum, ücret ne kadar, hafta içi akşam boşluğunuz var mı?" Siz o sırada uyuyorsunuzdur. Ertesi sabah 10:00 seansına girmeden önce telefona bakacak vaktiniz olmaz, öğle arasında cevap yazarsınız. Akşam gelen yanıt kısa olur: "Teşekkürler, başka bir yerden randevu aldım."
Kendi muayenehanesini yöneten psikoloğun en çok kaçırdığı şey çoğu zaman danışan değil, danışanın karar verdiği o birkaç saattir. Başvuru Instagram'dan, web sitesindeki formdan, e-postadan ve telefondan dağınık gelir. Seans sırasında hiçbirine bakamazsınız.
Online randevu sayfası bu boşluğu kapatır, ama yalnızca doğru kurulursa. Hangi seansların açılacağı, hangi saatlerin kapalı kalacağı ve bağlantının nereye konacağı, sayfanın işe yarayıp yaramayacağını belirler.
Başvurular nerede kayboluyor
Çoğu psikoloğun elinde aynı anda üç dört başvuru kanalı vardır. Instagram DM'leri, sitedeki iletişim formu, Google'dan bulup arayanlar ve bir meslektaşın yönlendirdiği kişilerin WhatsApp mesajları. Her biri ayrı bir yerde durur, hiçbiri takvimle konuşmaz.
Kayıp genellikle üç yerde olur. Birincisi cevap gecikmesi: terapiye başlamaya karar veren kişi genellikle birkaç yere birden yazar ve ilk net cevabı alanla devam eder. İkincisi saat pazarlığı: "Salı 18:00 olur mu?" "O saat dolu, perşembe 17:00?" "Perşembe işteyim." Bu yazışma iki gün sürebilir. Üçüncüsü unutulan mesaj: form e-postanıza düşer, spam klasörüne gider, kimse fark etmez.
Bir de sizin tarafınızdaki yük var. Seans arasındaki on dakikada DM cevaplamak, bir sonraki danışana hazırlanmanız gereken zamanı yer.
Sayfaya hangi seanslar konur
Sayfayı açarken ilk karar, danışanın kendi başına hangi seansı seçebileceğidir. Bunu muayenehanenizin işleyişine göre verin, her hizmeti sayfaya dökmeyin.
Çoğu psikolog için yeni danışana açılacak tek şey ilk görüşme olur. İlk görüşmede danışanın ihtiyacını, sizinle çalışmanın uygun olup olmadığını ve haftalık düzeni konuşursunuz. Bireysel seansları ise devam eden danışanla birlikte, sabit gün ve saate bağlarsınız. Bu yüzden sayfada "Bireysel Seans" hizmetini herkese açmak, tanımadığınız birinin doğrudan beşinci seans saatine yazılmasına yol açabilir.
Sayfada genellikle şunlar bulunur:
- İlk görüşme (yüz yüze), örneğin 50 dakika
- İlk görüşme (online), aynı süreyle ayrı bir hizmet olarak
- Çift terapisi ön görüşmesi, daha uzun süreyle, örneğin 80 dakika
- Devam eden danışanlar için ara seans ya da telafi seansı, isterseniz
Online ve yüz yüze görüşmeyi ayrı hizmet olarak tanımlamak işinizi kolaylaştırır. Danışan neyi seçtiğini bilir, siz de sabah takvime baktığınızda kimin odaya geleceğini, kime bağlantı göndereceğinizi görürsünüz.
Hizmet adlarını danışanın anlayacağı dille yazın. "BDT Değerlendirme" yerine "İlk Görüşme" yazmak daha az soru getirir. Ücreti sayfada göstermek de DM'lerdeki "ücret ne kadar" sorusunun çoğunu ortadan kaldırır.
Hangi saatler açılır, hangileri kapalı kalır
Takviminizdeki bütün boşlukları sayfaya açmak gerekmez. Diyelim ki haftada 25 seans saatiniz var ve bunların 20'si düzenli danışanlarla dolu. Kalan 5 saatin hepsini yeni başvurulara açarsanız, mevcut bir danışan saat değiştirmek istediğinde elinizde yer kalmaz.
Pratik bir yol, yeni danışanlara haftada belli sayıda ilk görüşme saati ayırmaktır. Örneğin salı ve perşembe öğleden sonra ikişer saat. Geri kalan boşlukları kapalı tutarsınız; telafi ya da saat değişikliği için kullanırsınız.
Kapatmanız gereken diğer saatler de var:
- Süpervizyon ve vaka toplantısı saatleri
- Seans notlarını yazdığınız blok
- Öğle arası ve seanslar arasındaki dinlenme payı
- Kurum ya da üniversitede çalıştığınız günler
Planla gibi bir programda bu saatleri zaman bloklama ile kapattığınızda o saate sayfadan randevu alınamaz. Boş saatler hizmetin süresine ve çalışma saatlerinize göre hesaplandığı için 80 dakikalık bir çift görüşmesi, 50 dakikalık bir boşluğa sığdırılmaz.
Bağlantı Instagram'da ve sitede nereye konur
Sayfayı açtıktan sonra danışanın ona ulaşması gerekir. Bağlantıyı tek bir yere koyup bırakmak yetmez; başvurunun geldiği her kanalda görünür olmalı.
Instagram'da en çok işe yarayan yer profil açıklamasındaki bağlantıdır. Açıklamaya "İlk görüşme için randevu bağlantısı aşağıda" gibi düz bir cümle yazın. Öne çıkan hikayelerde "Randevu" başlıklı bir kapak açıp nasıl randevu alınacağını iki üç karede gösterebilirsiniz. Gönderi altlarında "randevu için DM" yazmak yerine "randevu için profildeki bağlantı" yazın.
Web sitenizde ise bağlantıyı iletişim formunun yerine ya da yanına koyun. Ana sayfanın üst kısmında "Randevu Al" düğmesi, hakkımda sayfasının sonunda aynı düğme yeterli olur. Formu tamamen kaldırmak istemiyorsanız, formu "randevu dışı sorular için" diye adlandırın.
DM'ler yine gelecektir. Bunlar için telefonunuza kısa bir hazır cevap kaydedin: "Merhaba, mesajınız için teşekkürler. İlk görüşme saatlerini ve ücretini bu bağlantıdan görüp size uyan saati seçebilirsiniz. Sorunuz olursa buradan yazabilirsiniz." Seans arasında bu cevabı göndermek on saniye sürer.
Başvuru geldikten sonra neler olur
Danışan sayfadan saat seçtiğinde iş bitmez, ama yazışma büyük ölçüde azalır. Size kalan, görüşmeye kadar olan kısa süreyi düzenlemektir.
Yeni randevu geldiğinde haberiniz olmalı. Planla'nın mobil uygulaması yeni randevuda bildirim gönderir; seanstan çıktığınızda telefona baktığınızda kimin hangi görüşmeye yazıldığını görürsünüz. Ad, soyad ve telefon numarası müşteri kartına düşer, ikinci kez sormanız gerekmez.
İlk görüşmede gelmeme riski düzenli danışana göre daha yüksektir, çünkü kişi sizi henüz tanımıyordur. Bunun için iki şey işe yarar:
- Randevudan bir gün önce giden hatırlatma mesajı. Mesajda muayenehanenin konumu olursa, ilk kez gelen danışan binayı ararken telefon etmez.
- İlk görüşme ücretinin ya da bir kısmının kartla önceden alınması. Bu, saati ciddiye alan kişiyle "bir bakayım" diye yazılan kişiyi ayırır.
Hatırlatmayı elle göndermek isterseniz, akşam 18:00'de ertesi günün listesine bakıp tek tek yazmanız gerekir. Planla'nın ücretli planlarında hatırlatmalar SMS ya da WhatsApp'tan kendiliğinden gider ve konum eklenir.
Danışandan sayfada ne istediğinize de dikkat edin. Ad, soyad ve telefon yeterlidir. Başvuru nedenini sayfada sormayın; bu konuşma ilk görüşmenin işidir ve danışan hassas bir bilgiyi bir form kutusuna yazmak zorunda kalmamalıdır.
Sayfanın yapamayacağı işler
Online randevu sayfası bir takvim aracıdır, acil destek hattı değildir. Bunu hem sayfanızda hem Instagram açıklamanızda açıkça yazın. "Acil durumlarda 112'yi arayın" gibi kısa bir not, kriz anında sayfaya giren birinin yanlış yere başvurmasını önler.
Bazı başvurular da sayfadan değil, sizinle konuşarak alınmalıdır. 18 yaş altı danışanlar için veliyle ön görüşme yapıyorsanız, ergen görüşmesini sayfaya koymayın; bağlantı yerine telefonla dönüş isteyin. Çalışmadığınız alanlarda (örneğin madde bağımlılığı ya da ağır psikiyatrik tablolar) gelen başvuruları yönlendirmek için de kısa bir yazılı açıklama hazır tutun.
Ofisi paylaşıyorsanız, sayfanın sizin çalışma saatlerinizi ve odanın boş olduğu saatleri yansıttığından emin olun. Odayı meslektaşınızın kullandığı salı sabahı sayfada açık görünüyorsa, iki danışan aynı kapının önünde karşılaşır.
Sık Sorulan Sorular
Devam eden danışanlarım da sayfadan randevu almalı mı?
Gerekmez. Haftalık sabit saati olan danışanın randevusunu siz kurarsınız, sayfayı kullanmasına gerek kalmaz. Sayfa daha çok yeni başvurular ve ara seans ya da telafi saati arayan danışanlar için işe yarar.
Ücreti sayfada göstermek danışanı kaçırır mı?
Ücreti soran kişi zaten ücreti öğrenmek istiyordur; DM'de saklamak yalnızca bir yazışma turu ekler. Sayfada görünen ücret, bütçesine uymayan kişinin sizi ve kendisini yormadan karar vermesini sağlar. Ücretinizi değiştirdiğinizde sayfayı güncellemeyi unutmayın.
Sayfadan gelen bir başvuru bana uygun değilse ne yaparım?
Danışanı arayıp kısaca durumu anlatın ve uygun bir meslektaşa ya da kuruma yönlendirin. Önceden ücret aldıysanız iadeyi aynı gün yapın. Bu tür durumlar için kullandığınız iki üç cümlelik bir metni hazır tutmak konuşmayı kolaylaştırır.
Haftada kaç ilk görüşme saati açmalıyım?
Bu, düzenli danışan kapasitenize bağlıdır. Örneğin her ay 3-4 yeni danışana yer açabiliyorsanız, haftada 2 ilk görüşme saati genellikle yeter; hepsi danışana dönüşmeyeceği için biraz fazlasını açmak da makul olur. Bir ay sonra kaç ilk görüşmenin düzenli seansa döndüğüne bakıp sayıyı ayarlayın.
Bu hafta yapılacak ilk iş, takviminizde yeni danışana ayıracağınız iki saati seçmek ve Instagram'daki hazır cevabınızı yazmak. Sayfa ondan sonra kurulur.