Kira sözleşmesi imzalandı, koltuklar geldi, kapıdaki tabela asıldı. Muayenehane açan psikoloğun aklı bu haftalarda odanın ışığında, bekleme alanının sessizliğinde olur. Randevuların nasıl alınacağı ise çoğu zaman ilk danışan aradığında düşünülür ve o telefon da genelde bir seansın ortasında çalar.
Bir kurumda ya da merkezde çalışırken bu işleri sekreter, merkez sorumlusu ya da ortak bir takvim görürdü. Kendi ofisinizde hepsi size kalır. Saatleri siz açarsınız, başvuruya siz dönersiniz, gelmeyen danışanın boş saatini de siz yaşarsınız.
İlk ay kurulan düzen uzun süre değişmez. Danışan ilk duyduğu saati, ilk aldığı mesajı, randevuyu ilk nasıl aldıysa öyle almayı alışkanlık edinir. Bu yüzden randevu tarafını açılıştan önce oturup kurmak, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.
Açılmadan önce haftanın iskeletini çizin
Haftada kaç gün çalışacağınızı, her gün kaçta başlayıp kaçta bitireceğinizi danışan gelmeden yazın. "Şimdilik her saate bakarım" diye açılan muayenehanede ilk danışan salı 11:00'e, ikincisi cuma 18:00'e, üçüncüsü pazartesi 09:00'a yazılır. Sonuçta üç danışan için haftanın beş günü ofise gidersiniz.
Günlük seans sınırını da önceden koyun. Diyelim ki 50 dakikalık seanslar ve aralarında 10 dakika ile günde en fazla 6 seans. Kira tutsun diye ilk haftalarda bu sınırı zorlamak cazip gelir. Yedinci seansta dikkatinizin nerede olduğunu ise en iyi siz bilirsiniz.
Takvime danışan dışındaki işleri de baştan yerleştirin:
- Süpervizyon ya da vaka danışma saati
- Haftalık evrak, fatura ve muhasebe işleri
- Öğle arası
- Başvurulara ve mesajlara dönmek için günde 20-30 dakikalık bir aralık
Bunlar takvimde kapalı görünmezse ilk dolan saatler onlar olur. Süpervizyon saatinize bir ilk görüşme yazıldığında ya süpervizyonu ertelersiniz ya da yeni danışana daha ilk temasta saat değiştirirsiniz.
Seans türlerini ve sürelerini tek tek tanımlayın
Muayenehanede "seans" tek bir kalem gibi görünür, oysa pratikte en az 3-4 farklı randevu türü olur. Bunları açılıştan önce süre ve ücretiyle yazın:
- İlk görüşme: genelde daha uzun tutulur, örneğin 60 dakika.
- Bireysel seans: örneğin 50 dakika.
- Online seans: süresi aynı olsa bile ayrı bir tür olarak durursa odanın boş olduğu saati bilirsiniz.
- Çift ya da aile seansı: örneğin 80 dakika.
Ergenlerle çalışıyorsanız ebeveyn görüşmesini de ayrı tanımlamak işe yarar. Bu görüşmeler danışanın kendi saatine eklenmez, başka bir güne ayrı yazılır ve ücreti de farklı olabilir.
Süreler netleşince takvimde saatlerin birbirine girmesi biter. Planla ile çalışırsanız her hizmetin süresi ve ücreti ayrı tanımlanır. Online randevu sayfasında danışan boş saatleri görür ve bu saatler seçtiği hizmetin süresine göre hesaplanır. 80 dakikalık bir çift seansı, 50 dakikalık bir boşluğa düşmez.
Başvurular tek kapıdan gelsin
Açılışı duyurduğunuzda başvurular her yerden gelir. Kişisel numaranıza mesaj düşer, Instagram'dan yazılır, eski çalıştığınız merkezin sekreteri birini yönlendirir, bir meslektaşınız e-postayla danışan gönderir. İki hafta sonra hangisine döndüğünüzü, hangisine "yarın ararım" dediğinizi hatırlamak zorlaşır.
Bir telefon numarası ve bir randevu bağlantısı seçin. Kartvizitte, Instagram biyografisinde, Google işletme profilinde ve meslektaşlara gönderdiğiniz tanıtım mesajında aynı bilgi dursun. Kişisel numaranızı daha önce danışanlara verdiyseniz açılışı, iş hattına geçmek için de bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.
Seans sırasında telefona bakmayın. Arayanlar için kısa bir otomatik yanıt ya da telesekreter mesajı hazırlayın: "Şu an seanstayım, gün içinde size dönüş yapacağım." Dönüşleri de sabah ayırdığınız aralıkta toplu yapın. Danışan ne zaman aranacağını bildiğinde ikinci kez aramaz.
Eski danışanları yeni ofise taşırken
Çoğu psikolog muayenehanesini boş açmaz. Önceki işyerinden, online çalıştığı dönemden ya da saatlik kiraladığı bir odadan gelen birkaç danışanla başlar. Önceki kurumla yaptığınız sözleşmede danışanlarla ilgili bir madde varsa önce ona bakın ve ona göre hareket edin.
Taşınacak danışanlar için kısa bir liste çıkarın: ad, telefon, haftalık sabit saat, seans türü ve varsa bekleyen ödeme. Bu danışanların saatlerini yeni takvime ilk iş olarak yazın. Yeni başvurular onların arasında kalan boşluklara yerleşir; tersini yaparsanız yıllardır salı 17:00'de gelen danışana "o saat doldu" demek zorunda kalırsınız.
Yeni adresi ve ilk seans tarihini taşınmadan 2-3 hafta önce yazılı olarak iletin. Mesajda kat, zil, otopark ya da en yakın durak gibi bilgiler olsun. Yeni ofisteki ilk seansa geç kalan danışanların çoğu binayı bulamadığı için geç kalır.
Planla'da elinizdeki danışan listesi toplu aktarılır, her hafta aynı saatte gelen danışan için randevu bir kez kurulur ve sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Ücretli planlarda seanstan önce giden SMS ya da WhatsApp hatırlatmasına ofisin konumu da eklenir, bu da taşınma haftalarında yol tarifini tek tek yazmaktan kurtarır.
İlk haftaların boş saatlerini belli günlere toplayın
Açılışta takvim boştur ve bu doğal. Boş saatleri haftanın her gününe dağıtmak yerine birkaç güne toplayın. Örneğin ilk ay yalnızca salı, çarşamba ve perşembe 10:00-18:00 arası açık olsun. Bu günler doldukça yeni gün açarsınız.
Tersi zordur. Pazartesi sabahını açtınız ve oraya bir danışan yerleşti diyelim. Üç ay sonra pazartesiyi kapatmak isterseniz o danışanla saat değişikliği konuşmanız gerekir. Yeni bir günü açmak kimseyi etkilemez, açık bir günü kapatmak ise birilerini mutlaka etkiler.
İlk görüşmelere de haftada sabit sayıda yer ayırın, örneğin 3 saat. Duyuru haftalarında başvurular bir anda gelebilir. Bütün boşluklar ilk görüşmelerle dolarsa, ilk görüşmeden sonra düzenli seansa geçmek isteyen danışana verecek saatiniz kalmaz.
Kapalı günlerde ofiste oturup telefon beklemeyin. O saatler süpervizyon, okuma, muhasebe ya da başka bir kurumdaki yarı zamanlı işiniz için kullanılabilir. Takvimde kapalı görünen saat, danışanın da size ulaşamayacağı saattir ve bu bilinçli bir tercih olarak durur.
İlk ayın sonunda takvime bakın
Dört hafta dolduğunda yarım saat ayırıp birkaç sayıyı çıkarın:
- Kaç başvuru geldi ve hangi kanaldan geldi
- Kaç ilk görüşme yapıldı, kaçı düzenli seansa döndü
- Kaç seans iptal edildi, kaç danışan haber vermeden gelmedi
- Hangi gün ve saatler hep doldu, hangileri hep boş kaldı
Diyelim ki perşembe akşamüstü ilk haftadan doldu, salı sabahları ise hiç dolmadı. İkinci ayda salı sabahını kapatıp perşembeyi bir saat uzatmayı ya da cumartesi sabahını açmayı deneyebilirsiniz. Bu kararı dört haftanın kaydına bakarak vermek, akılda kalan birkaç güne göre vermekten daha sağlam olur.
Planla'nın randevu istatistikleri ekranında tamamlanan ve iptal edilen randevular, yeni ve tekrar gelen danışan sayıları ile günlere göre dağılım tek yerde görünür. Defterle çalışıyorsanız aynı sayımı ay sonunda elle yapın, biraz daha uzun sürer.
İlk ayda bir iki danışan haber vermeden gelmediyse iptal kuralınızı yazılı hale getirmenin zamanı gelmiştir. Kuralı danışan sayısı azken koymak, kalabalık bir takvimde herkese yeniden anlatmaktan kolaydır.
Sık Sorulan Sorular
Açılışta online randevu sayfası mı açmalıyım, telefonla mı randevu almalıyım?
İkisi birlikte yürüyebilir. İlk görüşme taleplerini kısa bir telefon görüşmesiyle karşılamak isteyen psikologlar çoktur; düzenli danışanların yeni haftalık randevuları ise bağlantıdan alınabilir. Önemli olan, iki kanalın aynı takvime işlenmesidir.
Haftada kaç gün açık olmalıyım?
Gün sayısını kiraya göre değil, danışan sayınıza göre belirleyin. Açılışta 2-3 gün ile başlayıp her gün doldukça yeni gün açmak, sonradan gün kapatmaktan daha az sıkıntı çıkarır. Haftanın kalan günlerini başka işlere ayırmak gelir tarafını da dengeler.
Eski danışanlarıma kişisel numaramdan mı yazmalıyım?
Taşınma duyurusunu yeni iş hattınızdan göndermek daha düzenlidir. Danışan numarayı o mesajla kaydeder ve sonraki bütün yazışmalar oraya gelir. Kişisel numaranızdan yazarsanız sonraki aylarda da mesajlar oraya gelmeye devam eder.
İlk danışanlarımın kayıtlarını ne zaman tutmaya başlamalıyım?
İlk randevuyla birlikte. Ad, telefon, seans türü, haftalık saat ve ödeme durumu ilk günden kayıtlı olursa ay sonu sayımı kendiliğinden çıkar. Bu hafta yapılacak ilk iş, taşınacak danışanların listesini çıkarıp sabit saatlerini yeni takvime yazmak olsun.