Saat 15:10, seans devam ediyor ve masadaki telefon iki kez titriyor. Seans bitince bakıyorsunuz: biri "Hocam perşembe yerine cuma gelebilir miyim?" diye sormuş, diğeri "Yarın saat kaçtaydı, 4 mü 5 mi?" yazmış. Bir sonraki danışana on dakika var. O on dakikanın yarısı bu iki mesaja gidiyor.
Kendi muayenehanesini yöneten psikologların çoğunda randevu işi WhatsApp üzerinden yürür. Danışan numaranızı ilk görüşmede alır, sonra her şeyi oradan sorar. Kötü niyet yoktur, en kolay yol budur. Ama yazışmalar seans aralarına, akşam yemeğine ve bazen gece yarısına yayılır.
Aşağıda bu yazışmaları azaltmak için kurabileceğiniz düzeni adım adım anlatıyoruz. Amaç danışanla iletişimi kesmek olmasın: aynı soruların her hafta yeniden sorulmasının önüne geçmek yeterli.
Mesajların çoğu birkaç soruya çıkıyor
Bir hafta boyunca gelen randevu mesajlarını not alırsanız tablonun ne kadar tekrarlı olduğunu görürsünüz. Bir terapistin telefonuna gelen randevu mesajları genelde şu başlıklara dağılır:
- Saat teyidi: "Bu hafta saat kaçtaydı?", "Yarın görüşüyor muyuz?"
- Saat değiştirme: "Salı yerine çarşamba olur mu?"
- Ödeme: IBAN, ödemenin seanstan önce mi sonra mı yapılacağı, makbuz
- Adres ve ulaşım: hangi kat, zil, otopark, ya da online seansın bağlantısı
- Yeni danışan: "Ücretiniz ne kadar, ilk görüşme için ne zaman boşsunuz?"
Bu listenin içinde terapiyle ilgili tek bir soru yok. Hepsi takvim, para ve yer bilgisi. Bunlar sabit bilgiler olduğu için, cevapları da bir kez yazılıp hazır tutulabilir ya da danışanın kendisinin görebileceği bir yere konabilir.
Haftada ne kadar zaman gittiğini hesaplayın
Tek bir mesaj iki dakika sürer gibi görünür. Okumak, takvime bakmak, cevap yazmak, danışanın dönüşünü beklemek ve sonra takvimi düzeltmek derken o iki dakika bölünmüş bir dikkatle birlikte gelir. Özellikle seans arasında cevaplanan mesaj, bir sonraki seansa hazırlanmanız gereken zamandan çalınır.
Kendi rakamlarınızla küçük bir hesap yapın. Bir hafta boyunca gelen randevu mesajlarını sayın, ortalama kaç dakika sürdüğünü tahmin edin.
Haftada iki saat, neredeyse iki seanslık zaman demek. Üstelik bu süre tek parça değildir; günün içine beşer dakikalık parçalar halinde dağılır. Bu yüzden azaltmanın en hızlı yolu, en sık gelen soruya kalıcı bir cevap bulmaktır.
Tekrar eden sorulara hazır cevap yazın
WhatsApp Business uygulamasında hızlı yanıtlar tanımlayabilirsiniz: "/iban" yazınca hazır metin gelir. Normal WhatsApp kullanıyorsanız telefonun notlar uygulamasında bir metin dosyası da aynı işi görür. Önemli olan her cevabı bir kez düşünüp doğru yazmanız, sonra her seferinde aynısını göndermeniz.
İyi bir hazır cevap, danışanın bir sonraki sorusunu da önceden karşılar. Adres soran birine sadece sokak adını yazarsanız arkasından "Hangi kat?" ve "Park yeri var mı?" mesajları gelir. Konum bağlantısını, katı, zili ve en yakın otoparkı tek mesajda verdiğinizde yazışma orada biter.
Ödeme metninde ödemenin ne zaman yapılacağını da yazın. Örneğin "Seans ücretini seans günü, seanstan önce aşağıdaki hesaba gönderebilirsiniz" gibi tek bir cümle, her hafta gelen "Ne zaman yatırayım?" sorusunu ortadan kaldırır. İptal ve saat değişikliği için de aynı şekilde kurallarınızı içeren kısa bir metin hazır olsun; danışan saat değiştirmek istediğinde kuralı yeniden anlatmak zorunda kalmazsınız.
Randevu hattı ile seans içeriğini ayırın
Psikologlar için WhatsApp'ın ayrı bir zorluğu var. Saat soran danışan bazen aynı mesajın devamında o hafta yaşadığı bir şeyi anlatmaya başlar. Gece 23:00'te gelen "Saatimizi değiştirebilir miyiz, bu hafta çok kötüydü" mesajı sizi hem takvim hem terapi sorusuyla baş başa bırakır.
Bunu ilk görüşmede konuşmak işinizi çok kolaylaştırır. Danışana mesajlaşmanın yalnızca randevu ve ödeme için olduğunu, konuşulacak her şeyin seansa saklanacağını, mesajlara hangi saatlerde döndüğünüzü ve acil bir durumda ne yapması gerektiğini açıkça söyleyin. Aynı bilgiyi yazılı olarak da gönderin, çünkü ilk görüşmede söylenenler çoğu zaman unutulur.
Pratikte işe yarayan birkaç düzen var:
- Mesajlara günde iki sabit saatte bakın, örneğin 12:30 ve 18:00. Seans aralarında telefonu sessize alın.
- Mesai dışı için otomatik bir uzaklık mesajı kurun: hangi saatte döneceğinizi ve acil durumda aranacak yeri yazın.
- Mümkünse randevu işlerini kişisel numaranızdan ayrı bir iş numarasına taşıyın. Akşam o telefonu kapatmak, kişisel telefonunuzu kapatmaktan çok daha kolaydır.
- Seans içeriğine dair gelen mesaja kısa ve sıcak bir cevap verin, ayrıntısını seansta konuşmayı önerin.
Bu sınırı koymak danışana soğuk gelmez. Çoğu danışan, terapistinin mesajlara ne zaman baktığını bildiğinde cevap beklerken daha az huzursuz olur.
Saat sorusunu hatırlatma mesajı karşılasın
"Yarın saat kaçtaydı?" sorusu, listedeki en sık gelen sorulardan biridir ve en kolay ortadan kaldırılabilecek olanıdır. Seanstan bir gün önce giden bir hatırlatma mesajı bu soruyu danışan sormadan cevaplar. Haftalık düzenli gelen danışanlarda bile işe yarar, çünkü tatil, bayram ya da bir kerelik saat değişikliğinden sonra hangi saatin geçerli olduğu karışabilir.
Elle hatırlatma gönderiyorsanız her akşam yarının listesine bakıp tek tek mesaj atmanız gerekir. Bu da yeni bir yazışma işi demek. Hatırlatmayı otomatiğe bağlamak burada asıl kazancı getirir. Planla gibi bir randevu programında hatırlatma SMS veya WhatsApp'tan kendiliğinden gider ve mesaja muayenehanenizin konumu da eklenir; böylece adres sorusu da büyük ölçüde azalır. Ücretli planlarda hatırlatma sayısı sınırsızdır, ay sonunda ayrıca mesaj faturası çıkmaz.
Hatırlatmanın bir yan etkisi daha var. Gelemeyecek danışan bunu bir gün önce fark eder ve haber verir. Seans saatinde boş odada beklemek yerine, o saati başka birine açacak vaktiniz olur.
Yeni danışan ve saat değişikliği için boş saatleri gösterin
İlk görüşme talebiyle gelen yazışma genelde en uzunudur. Danışan ücreti sorar, siz cevap verirsiniz, sonra "Ne zaman boşsunuz?" gelir, siz üç seçenek yazarsınız, danışan "Akşam saatleriniz yok mu?" der ve bu böyle beş altı mesaj sürer. Bu sırada sunduğunuz saatlerden biri başka bir danışana gitmiş olabilir.
Bu yazışmayı kısaltmanın yolu, boş saatleri danışanın kendisinin görebileceği bir yere koymaktır. Online randevu sayfası olan bir muayenehanede ilk görüşme isteyen kişiye tek bir bağlantı gönderilir; danışan hizmeti seçer, süresini ve ücretini görür, uygun saati kendisi alır. Planla'da boş saatler hizmetin süresine, terapistin çalışma saatlerine ve takvimdeki dolu saatlere göre hesaplanır. Ofisi paylaşan iki terapist varsa her biri kendi takvimini görür ve saatler birbirine girmez.
Haftalık danışanların saat değişikliğinde bu düzen biraz farklı işler. Çoğu terapist düzenli danışanların sabit saatini kendisi yönetmek ister ve bu mantıklıdır. Yine de "Bu hafta başka bir saate alabilir miyiz?" diyen danışana o haftanın boş saatlerini gösteren bağlantıyı göndermek, sizin üç seçenek yazıp cevap beklemenizden daha hızlıdır. Bağlantıyı WhatsApp profil açıklamanıza ve Instagram biyografinize de koyabilirsiniz; yeni gelen kişi çoğu zaman mesaj atmadan önce oraya bakar.
Seans saatlerinizi mola ve kişisel işler için kapatmayı unutmayın. Takvimde kapatılmış saat, sayfada da görünmez ve kimse o saate randevu alamaz.
Sık Sorulan Sorular
Danışanlara kişisel numaramı vermeli miyim?
Vermek zorunda değilsiniz. Randevu ve ödeme işleri için ayrı bir iş numarası kullanmak, akşamları ve tatilde sınır koymayı kolaylaştırır. Ayrı bir hat açamıyorsanız en azından mesajlara baktığınız saatleri danışana yazılı olarak bildirin.
Mesai dışında gelen mesaja hiç cevap vermemek kaba olur mu?
Danışan cevabın ne zaman geleceğini biliyorsa kaba olmaz. Otomatik uzaklık mesajı, mesajın görüldüğünü ve hangi saatte döneceğinizi söylediği için danışanı belirsizlikte bırakmaz. Acil durumda ne yapılacağını bu mesaja mutlaka ekleyin.
Online randevu sayfası yaşlı danışanlar için zor olmaz mı?
Bazı danışanlar telefonla ya da mesajla randevu almayı tercih eder ve bu yol açık kalabilir. Sayfa, mesajlaşmanın yerine geçmek için değil, yazışmanın büyük kısmını azaltmak için var. Siz o danışanın randevusunu takvime kendiniz girersiniz, hatırlatma ona da gider.
Hatırlatma mesajında seansın türünü yazmak sorun olur mu?
Telefonu başkalarıyla paylaşan danışanlar için hizmet adını sade tutmak iyi olur. Örneğin "Çift Terapisi" yerine "Görüşme" ya da "Seans" gibi genel bir ad seçebilirsiniz. Hizmet adlarını tanımlarken danışanın ekranında nasıl görüneceğini düşünün.
Bu hafta ilk iş olarak telefonunuzdaki son yirmi randevu mesajını açın ve hangi başlığa girdiklerini sayın. En sık gelen iki soru için hazır cevabı bugün yazın, mesajlara bakacağınız iki sabit saati de seçip yeni danışanlara gönderdiğiniz ilk mesaja ekleyin.