Haftada 20 civarı danışanla çalışan bir psikolog için iki haftalık tatil, takvimde 40 seanslık bir boşluk demek. Boşluğun kendisi sorun değil, insanın dinlenmesi gerekiyor. Sorun, bu boşluğun danışanlara nasıl ve ne zaman anlatıldığında başlıyor.
Çoğu muayenehanede tatil şöyle duyurulur: son seansın son beş dakikasında, kapıya doğru yürürken "Bu arada önümüzdeki iki hafta yokum" denir. Salı 18:00 danışanı bunu o an öğrenir, bir sonraki seansın ne zaman olduğunu bilmeden çıkar. Bir hafta sonra online sayfadan tatilin ortasına randevu almaya çalışan biri olur, telefonda üç mesaj birikir.
Aşağıdaki plan tatilden dört hafta önce başlıyor ve dönüş haftasıyla bitiyor. Yılbaşı arası, sömestr ya da ağustos izni için aynı sırayla kullanabilirsiniz.
Tarihleri dört hafta önceden kesinleştirin
Duyuru yapabilmek için önce sizin kesin tarihleriniz olmalı. "Galiba ocağın ikinci haftası" diye başlayan bir tatil, danışana da belirsiz anlatılır ve sonradan değişirse iki kez duyuru yapmanız gerekir. Bilet ya da konaklama ayarlanmadan duyuruya geçmemek iyi bir ölçü.
Kesinleştirirken şu üç tarihi ayrı ayrı yazın:
- Tatil öncesi son çalışma günü ve o günün son seans saati
- Muayenehanenin tamamen kapalı olduğu günler
- Dönüşte ilk çalışma günü ve o gün hangi saatlerin açık olduğu
Dönüş gününü genelde herkes atlıyor. Oysa danışanın asıl sorusu çoğu zaman "Bir sonraki seansım ne zaman" oluyor. Ofisi bir meslektaşınızla paylaşıyorsanız, odanın o günlerde boş kalıp kalmayacağını da bu aşamada konuşun; meslektaşınız o saatleri kendi danışanlarına açmak isteyebilir.
Duyuruyu seansta yapın, yazıyla tekrar edin
Haftalık gelen bir danışana tatili ilk kez seans içinde, sakin bir anda söylemek en temiz yol. Seansın başında ya da ortasında söylerseniz danışanın tepki vermeye, soru sormaya zamanı kalır. Kapıda söylenen tatil haberi, bir sonraki seansa kadar danışanın aklında soru olarak kalır.
Seansta söyledikten sonra aynı bilgiyi kısa bir mesajla yazılı olarak da gönderin. İnsanlar seansta duyduğu tarihleri karıştırabiliyor; "Ocak başı demişti, 2'si miydi 5'i miydi" diye düşünen danışan size yeniden yazar. Yazılı mesajda üç bilgi olsun: kapalı olduğunuz günler, son seansın tarihi ve dönüşteki ilk seansın tarihiyle saati.
İki haftada bir ya da ayda bir gelen danışanlar için durum biraz farklı. Onların bir sonraki seansı belki zaten tatilden sonraya denk geliyordur. Bu danışanlara seansta değinmek yeterli olabilir, ama dönüş tarihini yine yazılı gönderin.
Danışana söyleyeceğiniz cümleler
Duyuruyu uzun bir açıklamaya çevirmeye gerek yok. Nereye gittiğinizi, neden gittiğinizi anlatmak zorunda değilsiniz. Danışanın ihtiyacı olan bilgi tarihler ve bu arada ne yapabileceği.
Bazı danışanlar tatil haberine "Ben arada ne yapacağım" diye karşılık verir. Burada randevu düzeni açısından söyleyebileceğiniz şeyler belli: mesajlara hangi günler bakacağınız (ya da hiç bakmayacağınız), acil bir durumda nereye başvurulacağı ve dönüş seansının saati. Hayati tehlike içeren bir durumda 112'nin aranacağını yazılı mesajınıza da eklemek isteyebilirsiniz.
Yerinize bakacak bir meslektaşınız varsa adını ve iletişim bilgisini ancak onun onayıyla paylaşın. Meslektaşınızın o tarihlerde kaç danışana yer açabileceğini önceden konuşmazsanız, yönlendirdiğiniz kişi telefonda "şu an yerim yok" cevabıyla karşılaşabilir.
Takvimi her kanaldan kapatın
Danışanlara haber verdiniz, ama randevu size tek bir yoldan gelmiyor: online randevu sayfası, Instagram'daki bağlantı, web sitenizdeki form, telefon ve WhatsApp. Bunlardan biri açık kalırsa, tatilin ortasına yeni bir danışan ilk görüşme almış olabilir.
Kapatmanız gereken yerler:
- Online randevu sayfası: tatil günleri takvimde kapalı olmalı, sayfada boş saat görünmemeli.
- Tekrarlayan seanslar: her hafta aynı saatte kurulu seanslar tatil haftalarında da açık duruyorsa, o haftalardaki kayıtları iptal edin ya da erteleyin.
- Otomatik hatırlatmalar: iptal edilmeyen bir seans için danışana "Yarın saat 17:00'de seansınız var" mesajı gidebilir. İptal edilmiş seansa hatırlatma gitmez, bu yüzden 2. madde burada da işe yarar.
- Telefon ve WhatsApp: kısa bir otomatik yanıt ya da durum mesajı koyun, dönüş tarihini yazın.
- Instagram ve web sitesi: profil açıklamasına ya da sitenin üst kısmına tatil tarihlerini ekleyin.
Planla kullanıyorsanız tatil günlerini zaman bloklama ile kapatırsınız; o saatler online sayfada görünmez, kimse randevu alamaz. Tek tek her günü kapatmak yerine tatilin tamamını bir blok olarak girmek daha hızlı olur.
Haftalık danışanların saatini dönüşte koruyun
Tatilden dönen psikologların sık yaşadığı bir karışıklık var. İki hafta yokken bir danışan "zaten ara verdik" diye düşünüp yeni saatini sormaz, siz de o saati başka birine verirsiniz. Dönüş haftasında iki kişi aynı perşembe 19:00'u kendisinin sanır.
Bunu önlemek için tatil öncesi son seansta her haftalık danışanla dönüşteki ilk seansı netleştirin: "8 Ocak perşembe, her zamanki saat 19:00." Dönüşte saat değişecekse bunu da o seansta konuşun, tatilden sonraya bırakmayın.
Takvimde de bu saatleri tatil boyunca kimseye vermeyin. Bekleme listenizde biri varsa ve bir danışan tatilden sonra artık gelmeyeceğini söylediyse, o zaman o saati açarsınız. Planla'da tekrarlayan randevu kuruluysa, tatil haftalarındaki iki kaydı iptal etmeniz yeterli; dönüş haftasından itibaren sonraki seanslar her zamanki saatte açık durur, yeniden kurmanız gerekmez.
Dönüş haftasını hafif tutun
Tatilden döndüğünüz ilk gün takvimi tamamen doldurmak cazip gelir, çünkü iki haftalık gelir eksiği vardır. Ama dönüş günü genelde birikmiş mesajlar, ertelenmiş ilk görüşme talepleri ve faturalarla geçer. Diyelim ki normalde günde altı seans alıyorsunuz; dönüşün ilk günü dört seansla başlamak, aradaki iki saati mesajlara ve geri aramalara ayırmak işinizi rahatlatır.
Dönüş haftası için yapılacak birkaç şey:
- Tatilde gelen mesajları ilk gün sabah, seanslardan önce okuyun.
- İlk görüşme isteyen yeni başvuruları dönüş haftasının ikinci yarısına yerleştirin, mevcut danışanların saatleri önce otursun.
- Dönüş haftasındaki her seans için bir gün önce hatırlatma gitsin. İki hafta ara veren danışan saati unutmaya daha yatkın olur.
Planla'nın SMS ya da WhatsApp hatırlatmaları açıksa bu son madde için ayrıca bir şey yapmanız gerekmez; mesaj her seanstan önce kendiliğinden gider ve içinde muayenehanenin konumu da olur.
Sık Sorulan Sorular
Tatili danışanlara kaç hafta önceden söylemeliyim?
Haftalık gelen danışanlar için dört hafta iyi bir süre; böylece tatilden önce en az üç seans daha görüşmüş olursunuz. İki haftada bir gelenlerde bu, en az iki seans anlamına gelir. Daha kısa bir sürede duyurmanız gerekirse bile, mutlaka seans içinde söyleyip yazılı olarak da gönderin.
Tatil haftalarındaki seanslar için ücret almalı mıyım?
Tatil sizin kararınız olduğu için o haftalar genelde ücretlendirilmez. Seans ücretini aylık ya da paket olarak önceden alıyorsanız, tatil haftalarının pakette nasıl sayılacağını duyuruyla birlikte açıkça yazın. Danışanın ödediği seansın ne zaman kullanılacağını bilmesi, sonradan tartışma çıkmasını önler.
Tatildeyken danışan mesajlarına bakmalı mıyım?
Bu sizin çalışma şeklinize kalmış, ama ne yapacaksanız önceden söyleyin. "Mesajlara 3 Ocak'ta bir kez bakacağım" demek de, "dönüşe kadar mesajlara bakmayacağım" demek de olur. Sorun, hiçbir şey söylemeyip danışanın cevap beklemesidir.
Online randevu sayfasını tatilde tamamen kapatmalı mıyım?
Tamamen kapatmak yerine sadece tatil günlerini kapatın. Sayfa açık kalırsa yeni danışanlar dönüş sonrasındaki boş saatlere randevu alabilir, tatildeyken takviminiz dolmaya devam eder. Profilde ya da sayfada tatil tarihlerini yazmak, dönüşe kadar neden boş saat olmadığını da açıklar.
Bugün takviminizi açın ve önümüzdeki tatilin üç tarihini (son çalışma günü, kapalı günler, dönüş günü) bir kenara yazın. Dört hafta öncesine denk gelen seansların yanına "tatili söyle" notunu düşmek, planın ilk adımını kendiliğinden başlatır.