Seans biter, danışan ceketini alırken "Bu haftakini akşam havale ederim hocam" der. Siz de başınızı sallarsınız, çünkü on dakika sonra kapıda bir sonraki danışan vardır ve elli dakika boyunca zor bir konuyu konuşmuş birine o an hesap sormak içinizden gelmez. Akşam olur, gün biter, o havale aklınızdan çıkar.
Ay sonunda banka hesabına bakarken iş zorlaşır. Gelen paraların bir kısmının açıklamasında isim yoktur, birini danışanın annesi göndermiştir, iki seansı kim ödedi hatırlamazsınız. Sormak isteseniz bile "geçen ay ödemiş miydiniz" demek hem size hem danışana tatsız gelir.
Seans ücretini takip etmek terapötik ilişkiyi soğutmaz. Takipsiz bırakılan alacak ise zamanla küçük bir kırgınlığa dönüşür ve bu kırgınlık odaya girer. Aşağıdaki düzen, muayenehanesinde tek başına ya da ofis paylaşarak çalışan psikologlar için kuruldu.
Alacak en çok nerede birikir
Ödenmeyen seansların çoğu kötü niyetten çıkmaz. Ödeme anı belirsiz kaldığında para da belirsiz kalır. Muayenehanelerde en sık rastlanan durumlar şunlar:
- Seans sonunda danışanın yanında nakit ya da kart olmaması ve "havale yaparım" sözü
- Çift terapisinde ücreti hangi eşin ödeyeceğinin konuşulmamış olması
- Ergen danışanlarda ücreti ebeveynin ödemesi, ama ebeveynin seansta bulunmaması
- Online seanslarda ödeme anının hiç olmaması, ekran kapanınca konunun da kapanması
- Bir seansın iptal edilip edilmediği konusunda iki tarafın farklı hatırlaması
Bunların her biri tek başına küçük bir tutardır. Birkaç tanesi aynı aya denk gelince kira gününde açık verirsiniz.
Bir de sizin tarafınızdan gelen bir sebep var. Uzun süredir gelen, güvendiğiniz bir danışana "sonra öde" demek kolaydır. İlk ay bir seans, ikinci ay iki seans derken kimse farkına varmadan küçük bir borç oluşur ve bunu açmak her hafta biraz daha zorlaşır.
Ödeme kuralını ilk görüşmede söyleyin
Ücreti ne zaman ve nasıl aldığınızı ilk görüşmede, terapi çerçevesini anlatırken söylemek en rahatı. Bu noktada danışan zaten seans süresini, iptal koşullarını ve görüşme sıklığını sizden dinliyordur. Ödeme de aynı çerçevenin bir parçası olarak gelir ve sonradan çıkarılmış bir konu gibi durmaz.
Kuralınız kısa ve tek cümlelik olsun. Örneğin: "Seans ücretini her seansın başında nakit, kart ya da havaleyle alıyorum, havale ise seanstan önceki akşama kadar yapılıyor." Seans sonunda ödeme almayı tercih eden meslektaşlar da var. Hangisini seçtiğiniz çok fark etmez, herkese aynı uygulamanız önemli.
Bu bilgiyi ilk görüşmeden sonra yazılı olarak da gönderin. İptal politikasını anlattığınız mesaj ya da bilgilendirme formu varsa ödeme cümlesini oraya ekleyin. Çift terapisinde ve ergen danışanlarda ücreti kimin ödeyeceğini adıyla birlikte yazın, ileride "ben onun ödediğini sanıyordum" cümlesini duymazsınız.
Ücretinizi yılbaşında ya da yaz sonunda güncelliyorsanız bunu da aynı şekilde yazılı duyurun. Yeni ücretin hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu bir ay önceden söylemek, eski ücretle havale yapan danışanlardan doğan küçük farkları baştan önler.
Her seansı aynı gün kayda geçirin
Ödeme takibinin bütün yükü hafızaya kaldığında en yoğun haftada çöker. Gün sonunda on dakika ayırıp o günün seanslarını tek tek kontrol etmek, ay sonunda saatlerce banka dökümü karıştırmaktan çok daha kolaydır.
Kaydın neyi içereceğini baştan belirleyin: tarih, danışan, tutar, ödeme şekli ve ödendi mi ödenmedi mi. Defter ya da bir tablo da iş görür. Kayıtlarda yalnızca ödeme bilgisi tutun; seans içeriğine dair notları bu listeye karıştırmayın, ikisi ayrı yerlerde dursun.
Bu işi bir randevu programında yapmak, kaydı takvimle aynı yere taşır. Planla kullanıyorsanız gelir, gider ve alacakları gün içinde kasaya işlersiniz; danışanın kalan ödemesi müşteri kartında görünür. Ertesi hafta danışan geldiğinde kartı açtığınızda önceki seansın ödenmediğini orada görürsünüz.
Giderleri de aynı yere yazmak ay sonu hesabını kolaylaştırır. Kira, süpervizyon ücreti, eğitim ve ofis malzemesi gelirin yanında durduğunda o ay elinize gerçekte ne kaldığını tek bakışta görürsünüz.
Ofisi bir meslektaşınızla ya da sekreterle paylaşıyorsanız kimin neyi göreceğini de düşünün. Sekreterin randevu oluşturması gerekir ama her danışanın ödeme durumunu görmesi gerekmeyebilir. Planla'da personelin yetkileri ayrı ayrı ayarlanır, kasa ve danışan bilgileri personelden gizlenebilir.
Havale ve EFT'yi danışanla eşleştirmek
Havale, ödenmemiş seans karmaşasının en büyük kaynağı. Banka hesabınıza "Ahmet Yılmaz" adıyla 3.000 TL gelir, oysa danışanınız Zeynep'tir ve parayı babası göndermiştir. Açıklama kısmı boştur.
Bunu çözmenin yolu danışandan küçük bir şey istemek. Ödeme bilgisini verirken şu cümleyi ekleyin: "Açıklamaya adınızı ve seans tarihini yazarsanız ödemeyi doğru seansa işlerim." Ödemeyi başka biri yapacaksa bu cümleyi ona iletmesini rica edin.
Ödemeyi sürekli başka birinin yaptığı danışanlar için gönderenin adını kayıtta danışanın yanına not edin. Zeynep'in kaydında "ödemeyi babası Ahmet Bey yapıyor" yazıyorsa, o isimle gelen havaleyi düşünmeden doğru yere işlersiniz.
Haftada bir gün, örneğin cuma akşamı, banka hareketlerini kayıt listenizle karşılaştırın. Eşleşmeyen bir tutar varsa o hafta içinde sorun. Üç hafta sonra sorulan bir havaleyi kimse hatırlamaz, üç gün sonra sorulanı herkes hatırlar.
Ödenmemiş seansı danışanla konuşmak
Bir alacak fark ettiğinizde bunu seansın ortasında açmayın. Kısa bir mesaj ya da seansın başında bir cümle yeterlidir. Tonunuz bir bilgiyi paylaşan biri gibi olsun: hangi tarih, ne kadar, nasıl ödenebilir. Hata sizde de olabilir, bunu söylemek konuşmayı yumuşatır.
Ödemeyi sürekli geciktiren bir danışan varsa durum biraz farklıdır. Bazı terapistler bunu seansta ele alınacak bir konu olarak görür, bazıları çerçeve meselesi olarak kısa tutar. Hangisini seçerseniz seçin, iki ayrı şeyi karıştırmamak işe yarar: tutarı hatırlatmak bir idari iş, gecikmenin anlamını konuşmak ise sizin klinik kararınız.
Birikmiş alacakta sabit bir sınırınız olsun. Örneğin "iki seans ücreti ödenmeden üçüncü seansı yapmıyorum" diyebilirsiniz. Bu sınırı da ilk görüşmede söylediyseniz, uygulamak gerektiğinde danışana sürpriz gelmez.
Ücreti önceden almak
Bazı seans türlerinde ödemeyi seanstan önce almak işi baştan kolaylaştırır. Online seanslar bunun başında gelir, çünkü ekran kapandıktan sonra ödeme hatırlatmak için ortada bir an kalmaz. İlk görüşme de öyledir: danışanı henüz tanımıyorsunuzdur ve o saat yalnızca onun için ayrılmıştır.
Danışanlarınız randevuyu online alıyorsa ücretin tamamını ya da bir kaporayı o sırada kartla alabilirsiniz. Planla'nın randevu sayfasında bu ödeme kredi kartıyla randevu anında alınır, siz de seansa ödemesi tamamlanmış bir danışanla girersiniz.
Seans paketleri de aynı işi görür. Haftalık gelen bir danışana dört seanslık paket önerdiğinizde ödeme ayda bir kez konuşulur. Burada takip edilmesi gereken şey paraya dönüşür: kaç seans kullanıldı, kaç seans kaldı. Bunu her seans sonunda kayda işlemezseniz paketin son seansında "bir tane daha vardı" tartışması çıkar.
Paket satarken iptal edilen seansın paketten düşüp düşmeyeceğini de baştan söyleyin. İptal politikanızdaki süre kuralı paket seansları için de geçerliyse bunu bilgilendirme mesajına bir cümleyle eklemek yeterli olur.
Sık Sorulan Sorular
Seans ücretini seans başında mı sonunda mı almalıyım?
İkisi de olur. Seans başında almak, seans sonunda konuşmayı bitirip ödemeye geçmenin yarattığı garipliği ortadan kaldırır. Seans sonunda almayı seçerseniz son birkaç dakikayı buna ayırın ve bunu her danışanla aynı şekilde yapın.
Danışan ücretini ödemeden terapiyi bıraktıysa ne yapmalıyım?
Bir kez, kısa ve net bir mesajla tarih ve tutarı bildirin, ödeme bilgisini ekleyin. Yanıt gelmezse ikinci bir hatırlatma gönderip sonra konuyu kapatmak birçok psikoloğun tercihi. Bu tür kayıplar tekrarlıyorsa ödeme kuralınızı önceden ödemeye çevirmeyi düşünün.
Ödeme kayıtlarını danışanın klinik notlarıyla aynı yerde tutabilir miyim?
Ayrı tutmanız daha doğru. Ödeme bilgisi sekreter ya da muhasebeci gibi başka kişilerin görebileceği bir bilgidir, seans notları değildir. Kullandığınız programda ödeme ve iletişim bilgilerini, klinik notlarınızı ise kendi güvenli kayıt yerinizde tutun.
Düzeni kurmaya nereden başlamalıyım?
Bu akşam son bir ayın banka hareketlerini açın ve o ayın randevu listesiyle yan yana koyun. Ödenmemiş görünen her seansı tarih ve tutarıyla bir listeye yazın, eşleşmeyen havaleleri işaretleyin. Ertesi gün bu danışanlara tek tek kısa bir mesaj gönderin ve o günden itibaren gün sonu kaydını takviminize sabit bir 10 dakika olarak ekleyin.