Salı akşamı seans biter, danışan kapıda montunu giyerken sorar: "Benim paketten kaç seans kalmıştı?" Defterde iki ay önce yazılmış bir not var: "8 seans, ödendi." Altında birkaç tik, bir de üstü çizilmiş bir tarih. O çizik iptal mi, yoksa telafi seansına mı taşındı, kimse hatırlamıyor.
Seans paketi pek çok muayenehanede böyle başlar. Danışan ödemeyi tek seferde yapmak ister, siz de kabul edersiniz, ama paketin kuralları hiç yazılmamıştır. Sorun genellikle paket yarıdayken çıkar: danışan ara verir, bir hafta gelmez, online seansa geçer ya da çalışmayı erken bitirmek ister.
Aşağıda paketi satmadan önce neleri netleştirmeniz gerektiğini, kalan seansı nasıl takip edeceğinizi ve parayı kasaya nasıl işleyeceğinizi adım adım bulacaksınız.
Paket her danışana uygun olmaz
Terapide paket, kuaför ya da diyetisyendeki paketle aynı şey değildir. Danışan ödediği seanslar yüzünden kendini devam etmek zorunda hissetmemeli. Bu yüzden paketi bir indirim kampanyası gibi herkese önermek yerine, uygun olduğu durumlarda sunmak daha sağlıklı olur.
Paketin iyi oturduğu durumlar şunlardır:
- Süresi baştan belli olan yapılandırılmış çalışmalar, örneğin 8 seanslık bir sınav kaygısı programı.
- Birkaç aydır düzenli gelen, sabit saati olan ve ödemeyi tek seferde yapmayı kendisi isteyen danışan.
- Belirli sayıda görüşme planlanmış çift ya da aile çalışmaları.
İlk görüşmede, kriz döneminde ya da çalışmanın ne kadar süreceği henüz belli değilken paket önermemek daha iyidir. Danışan iki seans sonra başka bir terapiste yönlendirilecekse ya da kendisi bırakmak isterse, elinizde iade edilecek bir para ve tatsız bir konuşma kalır.
Paketin kurallarını satmadan önce yazın
Paket satılırken konuşulan her şey birkaç hafta sonra farklı hatırlanır. Danışan "online seanslar sayılmıyordu" diye hatırlar, siz tam tersini. Bunun önüne geçmenin yolu, paketin kurallarını kısa bir metne dökmek ve ödeme alınmadan önce danışana iletmektir.
Bu metinde en az şunlar yer alsın:
- Paketteki seans sayısı ve bir seansın süresi (örneğin 50 dakika).
- Paketin geçerlilik süresi. 8 seanslık bir paket için 3-4 ay makul bir süredir.
- Zamanında iptal edilen seansın paketten düşmeyeceği, haber vermeden gelinmeyen seansın düşeceği.
- Online seansların paketten sayılıp sayılmadığı.
- Danışan paketi yarıda bırakırsa iadenin nasıl hesaplanacağı.
- Tatil ya da hastalık gibi uzun aralarda sürenin uzatılıp uzatılmayacağı.
Bu maddeleri mevcut iptal politikanızla çelişmeyecek şekilde yazın. İptal kuralınız "24 saat önce haber verilmeyen seans ücretlendirilir" diyorsa, paketteki karşılığı "24 saat önce haber verilmeyen seans paketten düşer" olmalıdır.
İade hesabını baştan belirleyin
Paketin en çok tartışma çıkaran kısmı yarıda bırakılmasıdır. Danışan 3 seans sonra "iyi hissediyorum, ara vermek istiyorum" der ya da taşındığı için devam edemez. Bu anda hesap yapmaya başlarsanız, hem siz hem danışan rahatsız olursunuz.
İki yaygın yöntem var. Birincisinde kalan seanslar paket fiyatından iade edilir. Bu danışan için cömert bir hesaptır ama paket indirimini kullanıp erken bırakmayı kolaylaştırır. İkincisinde kullanılan seanslar tek seans ücretinden hesaplanır, kalan tutar iade edilir. Paket indirimi ancak paket tamamlandığında geçerli sayılır.
Diyelim ki tek seans ücretiniz 2.000 TL, 8 seanslık paketi 14.400 TL'ye veriyorsunuz (seans başı 1.800 TL). Danışan 3 seans sonra bırakırsa ikinci yönteme göre kullanılan 3 seans 6.000 TL sayılır, iade 8.400 TL olur. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, danışan bunu ödemeden önce bilmeli.
Kalan seansı her seansta görün
Paket takibi en çok seans sonrası aceleyle bozulur. Sonraki danışan kapıdadır, not almak sonraya kalır, sonra da unutulur. Bu yüzden düşme işini seansın içine bağlamak gerekir: seans tamamlandı olarak işaretlendiği anda paketten de bir seans düşmeli.
Defter ya da tablo kullanıyorsanız her paket için ayrı bir satır açın: satış tarihi, toplam seans, kullanılan seans tarihleri tek tek. Sadece "5. seans" diye sayı yazmak yetmez, tarih yazarsanız danışan sorduğunda hangi günlerin sayıldığını gösterebilirsiniz. İptal edilip paketten düşmeyen seansı da ayrı bir işaretle not edin.
Planla kullanıyorsanız paket, danışanın kartında durur: kaç seans kullanıldığı ve kaç seans kaldığı orada görünür. Sabit saatte gelen danışan için tekrarlayan randevuyu bir kez kurarsınız, sonraki haftalar kendiliğinden açılır ve paketin bitişine kaç hafta kaldığını takvimden de görürsünüz.
Gelmeyen ya da iptal eden danışan
Kural yazılı olsa bile uygularken tereddüt edersiniz. Danışan sabah 9'da mesaj atar: "Bugün gelemeyeceğim, çocuğum hastalandı." Seans 18:00'de, 24 saatlik süre geçmiş. Kurala göre seans paketten düşer.
Burada iki şey işe yarar. Birincisi, istisnayı kendinize bir sınır koyarak yapın, örneğin paket başına bir kez esneklik tanıyın ve bunu not edin. İkincisi, her kararı danışanın kaydına yazın. "Ekim 14, son dakika iptal, paketten düşmedi, istisna kullanıldı" gibi kısa bir not, bir sonraki iptalde ne yapacağınızı kolaylaştırır.
Online seansa geçiş de benzer şekilde ele alınır. Danışan hasta olduğu için seansı online yapmak istiyorsa ve paketiniz online seansı sayıyorsa, seans normal şekilde düşer. Takvimde o seansın online olduğunu belirtin ki ay sonunda hangi seansların ofiste yapıldığını ayırabilesiniz.
Paket parası kasaya nasıl işlenir
Paket satıldığı gün kasaya 14.400 TL girer, ama bu para önümüzdeki iki-üç ayın seanslarının karşılığıdır. Ekim ayında üç paket sattıysanız ekim kasası olduğundan dolgun görünür, aralıkta ise seanslar yapılır ama para girmez. Kira ve diğer giderler her ay aynıdır.
Bu yüzden paket satışını kasaya ayrı bir kalem olarak işleyin, tek seans ödemeleriyle karıştırmayın. Ay sonunda iki şeye bakın: o ay kasaya giren para ve o ay yapılan seansların karşılığı. İkisi arasındaki fark büyükse, henüz yapılmamış seanslar için önceden para aldığınızı ve bu parayı harcarken dikkatli olmanız gerektiğini gösterir.
Planla'nın kasasında paket satışları ayrı kayıt olarak görünür, gün içindeki tek seans ödemeleri ve giderlerle aynı listede ama kendi etiketiyle durur. Böylece hangi gelirin peşin alınmış paket olduğunu ay sonunda ayrıca aramanız gerekmez.
Paket bitmeden konuşun
Paketin son seansında "paketiniz bitti, yenileyelim mi" demek hem danışanı hem sizi sıkıştırır. Bu konuşmayı iki seans kala, seansın son birkaç dakikasında açmak daha rahat olur. Danışana üç seçenek sunabilirsiniz: yeni bir paket, tek seanslarla devam ya da çalışmayı sonlandırmaya hazırlanmak.
Hatırlamak için paket satıldığı gün takvimde, sondan bir önceki seansın notuna "paket 2 seans kala, devam konuşması" yazın. Böylece konuşma sizin hafızanıza kalmaz. Danışan tek seansla devam etmeyi seçerse kayıt temiz kapanır, kalan bakiye ya da açık seans kalmaz.
Sık Sorulan Sorular
Seans paketi danışanı devam etmeye zorlamış olmaz mı?
İade kuralı açık yazıldığında zorlamış olmazsınız. Danışan istediği zaman bırakabildiğini ve kalan parasını hangi hesapla geri alacağını biliyorsa, paket yalnızca bir ödeme kolaylığı olur. Paketi ilk görüşmede ya da kriz döneminde önermemek de bu riski azaltır.
Paket ne kadar süre geçerli olmalı?
Haftalık gelen bir danışan için 8 seans iki ayda biter, araya tatil ve iptaller girince 3-4 ay makul bir süre olur. Çok kısa süre danışanı sıkıştırır, süresiz paket ise yıllar sonra açık kalan kayıtlar bırakır. Uzun hastalık ya da tatil gibi durumlarda süreyi uzatıp uzatmayacağınızı da metne ekleyin.
Paket fiyatında ne kadar indirim yapmalıyım?
Bunun tek bir doğru cevabı yok. Pek çok psikolog ufak bir indirim yapar ya da hiç indirim yapmaz, paketi yalnızca toplu ödeme kolaylığı olarak sunar. İndirim yapacaksanız iade hesabının buna göre nasıl değişeceğini önceden belirleyin.
Ofisi paylaştığım meslektaşımın paketleri benim kasama karışır mı?
Her terapistin paketi kendi danışan kaydında ve kendi kasa kalemlerinde tutulmalı. Ortak kasa kullanıyorsanız paket satışının hangi terapiste ait olduğunu her kayıtta belirtin. Aksi halde ay sonunda kimin önceden ne kadar para aldığını ayırmak saatler sürer.
Bu hafta yapabileceğiniz ilk iş, şu an açık olan paketlerin listesini çıkarmak: kimde kaç seans kaldığı, ne zaman satıldığı ve hangi kuralla satıldığı. Ardından paket kurallarını tek sayfalık bir metne yazın ve bundan sonra satacağınız her paketten önce danışana gönderin.