Saat 14:00 danışanı kapıdan çıkarken 15:00 danışanı bekleme koltuğuna oturmuş oluyor. Arada su içmeye, seans notunu yazmaya, telefondaki iki mesaja bakmaya vakit kalmıyor. Akşam yedide son danışanı uğurladığınızda masada altı seansın notları birikmiş, öğle yemeği de ayakta yenmiş bir poğaçadan ibaret.
Muayenehanesini yeni açan psikologların çoğu takvimi doldurmaya odaklanır ve seansları uç uca dizer. İlk haftalarda bu idare eder. Birkaç ay sonra gecikmeler, yarım kalan notlar ve gün sonunda gelen bitkinlik takvimin kendisinden kaynaklanmaya başlar.
Aşağıda seans arası molayı nasıl hesaplayacağınızı, takvime nasıl yerleştireceğinizi ve danışan randevu alırken bu aranın nasıl korunacağını adım adım anlatıyoruz.
50 dakikalık seansın arkasındaki 10 dakika
Birçok terapist seansı 50 dakika tutar ve bir sonraki danışanı saat başına alır. Aradaki 10 dakika boş zaman gibi görünse de aslında işin parçasıdır. Seans notu o sırada yazılır, çünkü iki saat sonra hatırladığınız ayrıntı azalır.
Bu 10 dakikada yapılan işler aşağı yukarı hep aynıdır:
- Biten seansın notunu ve bir sonraki seansa kalan konuyu yazmak
- Odayı havalandırmak, mendil kutusunu ve su bardaklarını yenilemek
- Lavaboya gitmek, bir şey içmek
- Gelecek danışanın dosyasına ya da geçen haftaki notuna göz atmak
- Gelen randevu mesajlarına kısa bir bakış atmak
Listeye bakınca 10 dakikanın bile dar olduğu günler olacağı belli. Ağır geçen bir seansın ardından zihni boşaltmak için de bir iki dakika gerekir ve bu süre hiçbir listede yazmaz.
Molanın süresine karar vermek
Herkese uyan tek bir süre yok. Seans türüne ve kendi temponuza göre birkaç farklı ara tanımlamak işinizi kolaylaştırır. Örneğin şöyle bir düzen kurulabilir:
- Bireysel seanslardan sonra 10 dakika.
- Çift ve aile seanslarından sonra 15 dakika, çünkü bu seanslar daha sık uzar ve not tutmak daha uzun sürer.
- İlk görüşmeden sonra 15-20 dakika. Anamnez bilgilerini düzene koymak, ücret ve seans sıklığı konuşmasının notunu almak zaman ister.
- Üç ya da dört seanstan sonra en az 30 dakikalık bir uzun mola.
Kendi süreniz için bir hafta boyunca seans bitişinden bir sonraki danışanı içeri aldığınız ana kadar geçen süreyi not edin. Notları bitirmeye yetmediği günler çoğunluktaysa aranız kısa demektir.
Bu bir saat çoğu zaman göze batmaz, çünkü parça parça dağılmıştır. Ama aynı günü molasız kurduğunuzda bu bir saatin bir kısmı akşama taşınan not işine, bir kısmı da gün boyu büyüyen gecikmeye dönüşür.
Öğle arasını ve uzun molayı yerleştirmek
Kısa aralar notları kurtarır, dinlenmeyi kurtarmaz. Altı ya da yedi seanslık bir günde ortada yarım saatlik, tercihen bir saatlik bir ara olmalı. Bu arayı "boş kalırsa yemek yerim" diye bırakmak işe yaramaz; boş görünen saat ilk arayan danışana verilir.
Uzun molayı takvimde bir randevu gibi kapatın. Defter kullanıyorsanız o saati baştan çizip "kapalı" yazın. Dijital takvimde ise o saati her hafta tekrar eden bir blok olarak işaretleyin. Örneğin salı ve perşembe 13:00-14:00 arası kapalıysa, telefonda danışanla konuşurken "o saat dolu" demek için takvime bakmanız yeter, kendinizle pazarlık etmezsiniz.
Uzun molanın yeri gününüzün şekline göre değişir. Sabah 09:00'da başlayıp akşam 19:00'da biten bir günde 13:00 civarı mantıklıdır. Öğleden sonra başlayıp geç saate uzanan günlerde ise mola 17:00-17:30 arasına kayabilir; akşam saatleri işten çıkan danışanlarla dolduğu için o noktadan sonra ara bulmak zorlaşır.
Taşan seans ve erken gelen danışan
Molayı en çok bozan iki durum vardır: seansın uzaması ve danışanın erken gelmesi. İkisi de bir kez olduğunda sorun değildir, alışkanlığa dönüştüğünde arayı yer.
Seans uzadığında 10 dakikalık ara 3 dakikaya iner. Bunu önlemek için seansın son 5-10 dakikasını kapanışa ayırmak yaygın bir yöntemdir: "Bugün buraya kadar geldik, gelecek hafta buradan devam edelim." Saat danışanın da göreceği bir yerde durursa bu geçiş daha az keskin olur.
Erken gelen danışan ise farklı bir sorundur. Bekleme alanınız yoksa ya da çok küçükse, danışan kapının önünde beklerken siz içeride not yazmaya çalışırsınız. Randevu onayında ve hatırlatma mesajında bir cümle eklemek bunu büyük ölçüde çözer: "Seans saatinden en fazla 5 dakika önce gelmeniz yeterli." Ofisi başka bir meslektaşla paylaşıyorsanız, iki danışanın aynı anda bekleme alanında karşılaşmaması için seans başlangıçlarını yarım saat kaydırmak da işe yarar.
Online randevuda arayı korumak
Danışanlar randevuyu kendileri aldığında molanın kaybolma riski artar. Siz takvimi elle doldururken "bu saatten sonra 10 dakika boşluk bırakayım" diye düşünürsünüz, ama online sayfa bunu sizin yerinize düşünmez. Sayfa boş gördüğü her dakikayı danışana sunar.
En basit çözüm, hizmetin süresini seans artı ara olarak tanımlamaktır. Bireysel terapi 50 dakika sürüyorsa hizmeti 60 dakika olarak girin. Çift terapisi 75 dakikaysa 90 dakika yazın. Böylece danışan 10:00'a randevu aldığında bir sonraki uygun saat 10:50 değil 11:00 olarak görünür.
Planla ile kurulan online randevu sayfasında boş saatler hizmetin süresine, çalışma saatlerinize ve kapattığınız saatlere göre hesaplanır. Her hizmetin süresini ayrı tanımladığınız için bireysel seansın arası 10, çift seansının arası 15 dakika olabilir ve takvimde saatler birbirine girmez.
Öğle arası ve uzun molalar için de Planla'daki zaman bloklamayı kullanabilirsiniz. Kapattığınız saate ne siz ne danışan randevu koyabilir; telefonla gelen bir rica karşısında da takvim size "dolu" diye cevap verir.
Haftanın sonunda takvime bakmak
Mola düzenini bir kez kurup bırakmak yetmez. Cuma akşamı ya da cumartesi sabahı on dakikanızı geçen haftanın takvimine ayırın ve şu sorulara bakın: Hangi gün seanslar arka arkaya dizildi, hangi gün öğle arası kayboldu, hangi seanslar sürekli uzadı.
Örneğin her perşembe aynı danışanla seansın 10 dakika uzadığını fark ederseniz, o danışanın arkasına daha uzun bir ara koyabilir ya da kapanışı daha erken başlatabilirsiniz. Haftada bir gün sürekli 8 seans görüyorsanız, o günden bir seansı daha sakin bir güne taşımak da bir seçenektir.
Takvime yeni bir danışan eklerken de aynı soruyu sorun: Bu seans hangi aranın yerini alıyor? Bekleme listesinden birini sırf boşluk var diye öğle arasına yerleştirmek, birkaç hafta sonra o arayı bir daha geri alamamak demektir.
Sık Sorulan Sorular
Seans arası 10 dakika yeterli mi?
Bireysel seanslar için çoğu terapiste yeter, özellikle notları kısa tutuyorsanız. Çift ve aile seansları ya da ilk görüşmeler için 15-20 dakika daha rahat olur. En iyi ölçü, bir hafta boyunca kendi aralarınızı ölçmektir.
Danışan neden seansın 50 dakika olduğunu soruyor, ne demeliyim?
"Seans 50 dakika sürüyor, kalan süreyi notlarınızı yazmak ve bir sonraki görüşmeye hazırlanmak için kullanıyorum" demek yeterlidir. Bu bilgiyi ilk görüşmede ve randevu onayında vermek, ileride soru gelmesini azaltır.
Online randevuda seans süresini 60 dakika göstermek danışanı yanıltır mı?
Sayfada hizmet adının yanına "50 dakika seans" gibi bir açıklama ekleyebilir ya da ilk görüşmede süreyi konuşabilirsiniz. Takvimdeki 60 dakika sizin çalışma düzeninizdir, danışana verdiğiniz seans süresi değişmez.
Günde kaç seanstan sonra uzun mola vermeliyim?
Kesin bir sayı yok, ama üç ya da dört seanstan sonra en az yarım saatlik bir ara birçok terapiste iyi gelir. Uzun molayı takvimde baştan kapatmazsanız ilk talep gelen danışana verilir.
Bu hafta yapılacak tek iş şu olsun: Gelecek haftanın takvimini açın, her seansın arkasına aranızı ve ortaya bir öğle arası yerleştirin, sonra bu düzeni hizmet sürelerinize ve kapalı saatlerinize işleyin.