Yeni bir danışan size ilk kez yazdığında genelde aklında iki şey vardır: ne zaman gelebileceği ve ne kadar ödeyeceği. Siz ise o sırada başka bir danışanla seanstasınız. Mesajı akşam görüyorsunuz, cevap yazıyorsunuz, danışan ertesi gün dönüyor, önerdiğiniz saat bu arada dolmuş oluyor. İlk seans daha başlamadan üç gün yazışmayla geçiyor.
İlk seans randevusu, muayenehanenin en çok emek isteyen randevusudur. Süresi farklıdır, danışan adresi bilmez, ödeme şeklini bilmez, kapıda kimin karşılayacağını bilmez. Seans bittiğinde de sonraki haftaların saati belli değildir.
Aşağıda ilk temastan düzenli haftalık saate kadar olan yolu parça parça ele alıyoruz. Amaç, her yeni danışanda aynı soruları baştan cevaplamamak ve takvimin ilk görüşmeler yüzünden dağılmamasını sağlamak.
İlk görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak tanımlayın
Çoğu psikolog ilk görüşmeyi normal seansla aynı sürede yapmaz. Öykü alma, beklentileri konuşma, çerçeveyi anlatma derken 50 dakikalık seans 60, bazen 75 dakikaya uzar. Takvimde bunu 50 dakika gibi gösterirseniz arkasındaki danışan kapıda bekler.
Bu yüzden ilk görüşmeyi kendi süresi ve kendi ücretiyle ayrı bir hizmet olarak yazın. Örneğin "İlk Görüşme, 60 dakika" ve "Bireysel Seans, 50 dakika" gibi. Çift ya da aile görüşmesi yapıyorsanız onların ilk görüşmesi de ayrı satır olur, çünkü genellikle daha uzun sürer.
Ücret konusunda da baştan karar verin. Bazı meslektaşlar ilk görüşmeyi normal seans ücretinden alır, bazıları süre uzun olduğu için biraz daha yüksek tutar. Hangisini seçerseniz seçin, danışan randevu almadan önce rakamı görmeli. "Gelince konuşuruz" demek, ilk seansın sonunda iki tarafı da rahatsız eden bir konuşma demektir.
Takvimde ilk görüşmeye sabit yer açın
Yeni danışanı "boş ne varsa oraya" koymak ilk bakışta pratik görünür. Sonra salı akşamı 20:00'de, günün altıncı seansından sonra, yorgun bir kafayla uzun bir ilk görüşme yapıyorsunuz.
Daha işe yarayan yöntem, haftada belirli saatleri yalnızca ilk görüşmelere ayırmaktır. Diyelim ki çarşamba 11:00 ve perşembe 15:00 sizin ilk görüşme saatleriniz. Yeni danışan bu iki saatten birine yerleşir. Bu saatlerin seçiminde şunlara bakın:
- Günün ilk saati olmasın, ama enerjinizin düşük olduğu son saat de olmasın.
- Arkasında en az 15-20 dakika boşluk kalsın; ilk görüşme uzarsa sonraki danışan etkilenmez, not almaya da vakit olur.
- Bu saatler dolu kalmasın diye bir sonraki haftanın ilk görüşme saatleri de baştan açık olsun.
Ofis paylaşıyorsanız ilk görüşme saatlerinin odası da sabit olsun. Yeni danışan ilk kez geldiğinde "bugün diğer odadayız" diye koridorda yönlendirmek gereksiz bir karışıklık yaratır.
Danışan gelmeden önce neyi bilmeli
İlk seansa gelen danışan çoğu zaman gerginlik yaşar. Binayı bulamamak, hangi kata çıkacağını bilmemek, bekleme alanında ne yapacağını bilmemek bu gerginliği artırır. Bu bilgileri randevu kesinleştiğinde tek bir mesajla gönderirseniz, telefonun seans arasında çalma ihtimali de azalır.
Mesajı bir kez yazıp kaydedin, her yeni danışanda aynısını kullanın. İçinde şunlar olsun:
Online ilk görüşme yapıyorsanız adres yerine bağlantıyı, bağlantının ne zaman gönderileceğini ve sessiz bir oda bulmasının iyi olacağını yazın. İlk seansın online olacağı randevu alınırken belli olmalı; son dakika "aslında online yapabilir miyiz" sorusu takvimde başka bir hizmet anlamına gelir.
Bilgi mesajından ayrı olarak, randevudan bir gün önce kısa bir hatırlatma gitmesi gelmeme riskini düşürür. Planla bu hatırlatmayı SMS ya da WhatsApp ile kendisi gönderir ve mesaja ofisin konumunu ekler; ilk kez gelen danışan için konum bağlantısı ayrıca işe yarar.
İlk seansta gelmeme riski ve ön ödeme
İlk görüşmeye gelmeme, düzenli seanslara göre daha sık yaşanır. Danışan randevuyu bir anlık kararla almış olabilir, son gün çekinebilir, başka bir yerden daha erken randevu bulmuş olabilir. Sizin tarafınızda ise 60 dakikalık, özel olarak ayrılmış bir saat boşa gider.
Bunun için iki yol var. Birincisi, ilk görüşme için ücretin tamamını ya da bir kısmını önceden almak. Örneğin 2.500 TL'lik bir ilk görüşmede 1.000 TL kapora, danışanın kararını netleştirir. İkincisi, kapora almadan iptal kuralını açıkça yazmak ve hatırlatmayla birlikte bunu tekrar etmek.
Kapora alacaksanız iadesini de baştan belirleyin: örneğin 24 saat öncesine kadar yapılan iptalde iade, sonrasında iade yok. Planla'da randevu sayfası üzerinden ilk görüşmenin ücreti ya da kaporası kartla alınabilir; bu sayede havale dekontu beklemek ve kimin ödediğini eşleştirmek gerekmez.
Seans bitmeden düzenli saati konuşun
İlk görüşmenin son beş dakikası, sonraki üç ayın takvimini belirler. Danışan kapıdan "size yazarım" diyerek çıkarsa, düzenli saat için en az birkaç gün yazışma başlar. Bu sürede uygun saatleriniz başka danışanlara gider.
Bunu bir alışkanlığa çevirin. Seansın sonunda süreç hakkında konuştuktan sonra takvimi açıp birlikte bakın:
Danışan devam etmek istediğinden emin değilse bunu zorlamayın. Ona "bir hafta düşünün, perşembe 18:00'i size iki gün tutabilirim" demek hem net hem rahat bir yoldur. İki gün sonunda cevap yoksa saati başka danışana açarsınız.
Danışan devam edecekse randevuyu her hafta tek tek girmek yerine tekrarlayan randevu olarak kurun. Planla'da her hafta aynı saatte gelen danışan için randevu bir kez açılır, sonraki haftalar kendiliğinden takvime düşer.
Danışan kartına ne yazılır, ne yazılmaz
İlk görüşmede pek çok bilgi öğrenirsiniz. Bunların büyük kısmı klinik kayıtlarınıza aittir ve randevu programında durmamalıdır. Randevu programındaki danışan kartı, randevuyu yöneten herkesin görebileceği pratik bilgiler içindir: iletişim tercihi, uygun günler, ödeme şekli.
Kart için iyi notlara örnekler:
- "Hafta içi 18:00 sonrası uygun, sabah olmaz."
- "Telefonla aranmak istemiyor, yalnızca mesaj."
- "Ödeme havale ile, seans sonrası."
- "Online seansa geçebilir, şehir dışı iş seyahatleri var."
Tanı, şikâyet, aile öyküsü gibi bilgiler bu karta yazılmaz. Ofisi bir sekreterle ya da meslektaşlarınızla paylaşıyorsanız bu ayrım daha da önem kazanır. Sekreterin danışanı aradığında bilmesi gereken tek şey hangi saatin uygun olduğu ve nasıl ulaşılacağıdır.
Programda personelin neyi görebileceğini ayarlayabiliyorsanız, sekreter ya da asistan için danışan notlarını ve kasa bilgilerini kapatın. Takvimi görmesi, randevu oluşturması yeterlidir.
Sık Sorulan Sorular
İlk görüşme ücretsiz olmalı mı?
Bu sizin tercihinizdir, ama ücretsiz görüşme gelmeme oranını genellikle yükseltir ve takvimde uzun bir saati bağlar. Ön tanışma yapmak istiyorsanız bunu 15 dakikalık bir telefon görüşmesi olarak ayrı tanımlayın. Asıl ilk seans ise ücretli ve takvimde kendi süresiyle yer alsın.
Danışan ilk seansa geç kalırsa süreyi uzatmalı mıyım?
Arkanızda başka bir danışan varsa uzatmayın; seans planlanan saatte biter. Bunu bilgi mesajında bir cümleyle yazmak, ilk seansta açıklama yapma yükünü kaldırır. Arkanızda boşluk bıraktıysanız birkaç dakika esneklik tanımak size kalmış.
Haftada kaç ilk görüşme saati açmalıyım?
Bu, düzenli danışanlarınız için kalan kapasiteye bağlıdır. Haftalık takviminizde yeni danışana yer açabileceğiniz saat sayısı kadar ilk görüşme saati açın. Örneğin ayda iki düzenli seans saati boşalıyorsa haftada iki ilk görüşme saati yeterli olur, daha fazlası devam etmek isteyen danışana yer bulamamanız demektir.
İlk seanstan sonra danışan devam etmezse ne yapmalıyım?
Kartına kısa bir not düşüp kaydı saklayın; aylar sonra tekrar yazabilir. Ayrılan düzenli saati bekletmeden başka bir danışana açın. Devam etmeyen danışanları birkaç ay sonra saymak, ilk görüşme saatlerinizin ve ücret bilginizin yeterince açık olup olmadığını gösterir.
Bu hafta yapılacak ilk iş: takviminizde iki saati "ilk görüşme" olarak işaretleyin ve yeni danışana gidecek bilgi mesajını bir kez yazıp telefonunuza kaydedin. Bir sonraki başvuruda ikisini birden kullanın.