Terapiye devam eden danışanların büyük kısmı her hafta aynı gün, aynı saatte gelir. Salı 18:00 bir danışanın, perşembe 10:00 bir başkasının saatidir ve aylarca öyle kalır. Bu düzen iki taraf için de rahattır: danışan işini, çocuğunu, yol planını buna göre kurar, siz de haftanızın büyük kısmını önceden bilirsiniz.
Sorun, bu sabit saatlerin çoğu muayenehanede bir defterde, bir Excel tablosunda ya da psikoloğun hafızasında durmasıdır. Yeni bir danışan "Akşam bir saatiniz var mı?" diye yazdığında hangi akşamın gerçekten boş olduğunu bulmak için üç yere bakarsınız. Bir danışan iki hafta tatile gidince o saat ne olacak, bayram haftasında kim nereye kayacak, belli değildir.
Aşağıda haftalık seans planlamasını baştan kurmak için kullanabileceğiniz bir düzen var. Tek başına çalışan bir psikolog için de, ofisi iki üç meslektaşıyla paylaşan biri için de uygulanabilir.
Haftanın iskeletini önce kağıt üzerinde çizin
İşe danışan isimleriyle değil, saatlerle başlayın. Haftada kaç gün çalıştığınızı, her gün kaçta başlayıp kaçta bitirdiğinizi ve günde en fazla kaç seans yapabildiğinizi yazın. Diyelim ki pazartesiden cumaya 10:00 ile 20:00 arası çalışıyorsunuz ve günde 6 seanstan sonra dikkatinizin dağıldığını biliyorsunuz.
Sonra bu çerçevenin içine sabit seans kutularını yerleştirin. 50 dakikalık seans ve 10 dakikalık ara ile her saat başı bir kutu olur. Öğle arasını ve not yazma zamanını da kutu gibi işaretleyin. Bunlar boş zaman sayılmaz, dolu saattir.
Bu aşamada bir şeyi bilerek eksik bırakın: her hafta 2-3 kutuyu sabit danışana vermeyin. Bu esnek saatler ilk görüşmeler, kriz döneminde ek seans isteyen danışan ve bir haftalığına saat değiştirmek zorunda kalanlar için durur. Haftanın tamamını sabit seanslarla doldurmuş bir psikolog, ilk telefon geldiğinde "üç hafta sonraya" demek zorunda kalır.
Akşam saatlerini kime vereceğinize karar verin
Psikolog takviminde en çok istenen saatler hafta içi 17:00 sonrası ve cumartesi sabahıdır. Çalışan danışanların çoğu başka saatte gelemez. Öğrenciler, emekliler, serbest çalışanlar ve evden çalışanlar ise gündüz gelebilir ama ilk sordukları saat yine akşam olur.
Bu yüzden ilk görüşmede saat sorusunu açık sorun: "Gündüz gelebileceğiniz bir gün var mı?" Gelebilecek olanı gündüze yerleştirin, akşamları gerçekten başka şansı olmayanlara bırakın. Bunu baştan yapmazsanız altı ay sonra akşamlarınız dolu, öğleden önceleriniz bomboş olur ve yeni gelen çalışan bir danışana yer bulamazsınız.
Akşam saatleri için işinize yarayacak birkaç basit kural:
- Akşam saatini yalnızca düzenli gelecek danışana verin, "bakalım, ayda bir iki gelirim" diyen danışanı esnek saatlere alın.
- Çift terapisi gibi uzun seansları akşamın son saatine koyun, uzarsa arkasındaki danışan beklemez.
- Cumartesi sabahını online seanslara ayırmayı düşünün, şehir dışındaki ya da yol sorunu olan danışan bu saati daha çok ister.
- Akşamları bekleyen danışanların listesini ayrı tutun, bir saat boşaldığında kimi arayacağınız belli olsun.
Saat değişikliği isteyen danışanla konuşmak
Sabit saat düzeninin en çok zorlandığı an, danışanın "Bu hafta perşembe gelemiyorum, salı olur mu?" mesajıdır. Bir kez olduğunda sorun yoktur. Her hafta başka bir gün istendiğinde ise takvim kırılmaya başlar ve başka danışanların saatleri de kayar.
Burada iki tür değişikliği ayırmak işe yarar. Tek seferlik kaydırma esnek saatlerinizden birine yapılır, danışanın sabit saati yerinde kalır. Kalıcı değişiklik ise sabit saatin başka bir güne taşınmasıdır; bunu ancak gidilecek saat gerçekten boşsa yaparsınız, birinin saatini kaydırarak yer açmazsınız.
Danışana cevap verirken iki ihtimali net yazın. "Bu haftaya özel" mi, "bundan sonra hep" mi olduğunu sormadan saat değiştirmeyin. Yanlış anlaşılan bir değişiklik, iki hafta sonra aynı saate iki danışanın gelmesiyle biter.
Tatil, bayram ve izin haftaları
Sabit seanslar yılın büyük kısmında kendiliğinden döner, ama araya giren haftalar planlanmazsa karışıklık çıkar. Kurban Bayramı, yılbaşı haftası, sizin yaz izniniz ve danışanın kendi tatili ayrı ayrı ele alınmalı.
Kendi izninizi en az 3-4 hafta önceden takvimde kapatın ve bütün sabit danışanlara aynı gün haber verin. Seansta sözlü söylemek yetmez, birçok danışan seanstan çıkarken duyduğu tarihi unutur. Seans sonrası kısa bir mesajla tarihleri yazılı da iletin.
Bayram haftalarında iki yol var. Ya o haftayı tamamen kapatırsınız ya da bayram öncesi ve sonrasındaki günlere sıkıştırırsınız. Sıkıştırma yapacaksanız yalnızca o hafta seansı atlamaması gereken danışanlara teklif edin; herkesi kaydırmaya çalışırsanız iki gün içinde 10 seans yapmak zorunda kalırsınız.
Danışanın kendi tatili için ise tek bir soru yeterli: "Döndüğünüzde aynı saatte devam ediyoruz, değil mi?" Bu cümle, saatin onun için tutulduğunu ve dönüş tarihinin belli olduğunu aynı anda netleştirir.
Ara veren ya da biten danışanın saati
Bazı danışanlar "Bir süre ara vermek istiyorum" der. Bazıları terapinin sonuna yaklaşır ve seanslar iki haftada bire iner. Bu durumlarda en sık yapılan hata, saatin belirsiz bir süre boyunca kimseye verilmeden tutulmasıdır.
Saati ne kadar tutacağınızı baştan belirleyin. Örneğin "İki haftaya kadar saatiniz sizde kalır, daha uzun ara verirseniz döndüğünüzde yeni bir saat bakarız" demek hem adil hem anlaşılırdır. Bu kuralı ilk görüşmede, iptal kurallarınızı anlattığınız sırada söylerseniz kimse sonradan şaşırmaz.
İki haftada bire inen danışanlar için iyi bir çözüm, iki danışanı aynı saate dönüşümlü yerleştirmektir. Bir hafta biri, ertesi hafta diğeri gelir. Tek şart, ikisinin de hangi haftalarda geldiğini net bilmesidir; takvimde bunu en az iki ay ilerisine kadar işaretleyin.
Tekrarlayan randevuyu takvime bir kez kurmak
Defterle çalışan psikolog her ay başında sabit seansları yeni sayfaya tek tek yeniden yazar. Bu sırada bir danışan atlanır ya da bir saat iki kez yazılır. Ofis paylaşılıyorsa iş daha da zorlaşır, çünkü meslektaşınız hangi odanın hangi akşam dolu olduğunu sizin defterinizden göremez.
Dijital bir takvimde sabit seansı bir kez kurup sonraki haftaların kendiliğinden açılması bu yükü kaldırır. Planla üzerinde tekrarlayan randevu böyle çalışır: her salı 18:00'de gelen danışanın seansını bir kez girersiniz, takvim sonraki haftaları kendisi doldurur. İzin haftanızı zaman bloklamayla kapattığınızda o saatlere randevu alınamaz, esnek bıraktığınız saatler de online randevu sayfasında boş görünür.
Ofisi paylaşan psikologlar için her birinin kendi takvim sütunu olur. Kimin hangi saatte seansta olduğu aynı ekranda görünür, ama danışan notları ve kasa bilgisi isterseniz diğer kişiden gizlenir. Sabit danışanlara seanstan önce SMS ya da WhatsApp hatırlatması da gider; Planla'nın ücretli planlarında bu hatırlatmalar sınırsızdır. Fiyatları merak ediyorsanız fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Hangi aracı kullanırsanız kullanın, kontrol edilmesi gereken şey aynıdır: önümüzdeki dört haftaya baktığınızda her sabit danışanın her haftası yerinde mi, esnek saatleriniz gerçekten boş mu?
Sık Sorulan Sorular
Haftada kaç saati sabit danışanlara ayırmalıyım?
Bu çalışma temponuza bağlı, ama haftanın tamamını sabit seanslarla doldurmamak iyi bir başlangıçtır. Haftada 2-3 saati esnek bırakmak, ilk görüşmeler ve tek seferlik saat değişiklikleri için yer açar. Yeni danışan almayı bir süre durdurduysanız bu sayıyı bire indirebilirsiniz.
Danışan her hafta saat değiştirmek isterse ne yapmalıyım?
Önce bunun bir dönem mi, yoksa kalıcı bir durum mu olduğunu konuşun. Vardiyalı çalışan bir danışan için iki sabit saat belirleyip haftalara göre dönüşümlü kullanmak işe yarar. Sürekli değişen bir saat ise sizin takviminizi de diğer danışanlarınızınkini de bozar, bunu ilk görüşmede net söylemek gerekir.
Online ve yüz yüze seansları aynı haftalık planda tutabilir miyim?
Tutabilirsiniz, hatta tek takvimde tutmak çakışmayı önler. Online seansları belli günlere ya da günün belli saatlerine toplamak işinizi kolaylaştırır, çünkü odadan çıkıp bilgisayar başına geçme arasında zaman kaybetmezsiniz. Takvimde iki hizmeti ayrı isim ve renkle tanımlarsanız haftaya bakınca hangisinin hangisi olduğu hemen anlaşılır.
Ara veren danışan geri döndüğünde eski saatini isterse?
İlk görüşmede söylediğiniz kurala göre davranın. Saati tutma süresi dolmuşsa ve o saat başkasına verildiyse, ona en yakın boş saati ve akşam bekleme listesini önerin. Kuralı baştan anlattıysanız bu konuşma genellikle kısa sürer.
Bu hafta bir akşamınızı ayırıp önümüzdeki dört haftanın takvimini açın. Her sabit danışanı tek tek kontrol edin, esnek bırakacağınız 2-3 saati işaretleyin ve akşam saati bekleyen danışanların listesini yazın.