Haftanız doldu. Salı akşamları, perşembe öğleden sonraları, cumartesi sabahı, hepsi düzenli gelen danışanlarla kapalı. Bu sırada telefon çalıyor, biri ilk görüşme için yer soruyor, siz de "Şu an yerim yok, numaranızı alayım, açılınca ararım" diyorsunuz. Numara ajandanın arka sayfasına ya da telefonun not uygulamasına gidiyor.
Üç ay sonra salı 18:00 boşalıyor. O arka sayfayı buluyorsunuz ama yanında ne yazdığını hatırlamıyorsunuz: bu kişi akşam mı gelebiliyordu, online mı istiyordu, çift terapisi mi soruyordu. İlk aradığınız kişi çoktan başka bir meslektaşla başlamış. İkincisi telefonu açmıyor. Saat iki hafta boş kalıyor.
Bekleme listesi tutmak bu kaybı önler. Bir defter sayfası da olabilir, bir tablo da, randevu programındaki danışan kartları da. Asıl iş, listeye ne yazdığınız ve yer açıldığında hangi sırayla hareket ettiğiniz.
Listeye her başvuru için ne yazılır
Yer açıldığında arayacağınız kişiyi seçmek için ihtiyacınız olan bilgi, ilk telefonda alınmalı. Sonradan geri dönüp "Siz hangi günler gelebiliyordunuz?" diye sormak hem vakit alır hem de danışana unutulmuş gibi hissettirir.
Her başvuru için şunları not edin:
- Ad, soyad ve telefon numarası
- Başvuru tarihi
- Gelebildiği günler ve saat aralığı (örneğin "hafta içi 17:00 sonrası")
- Yüz yüze mi, online mı, ikisi de mi
- Seans türü: bireysel yetişkin, çift, ergen ya da çocuk görüşmesi
- Ücret ve seans sıklığı konusunda bilgilendirilip bilgilendirilmediği
Başvuru konusunu ayrıntılı yazmanıza gerek yok, listenin amacı klinik kayıt tutmak olmadığı için "çift, iletişim sorunları" gibi tek satır yeterli. Bu satır, bu başvurunun size mi yoksa başka alanda çalışan bir meslektaşa mı uygun olduğuna karar verirken işe yarar.
Telefonda acil bir durum sezdiğinizde o kişiyi listeye yazmayın. Bekleme listesi, birkaç hafta bekleyebilecek başvurular içindir. Acil başvuruyu hemen görebilecek bir meslektaşa ya da ilgili kuruma yönlendirmek, aylarca listede tutmaktan daha doğrudur.
Listeye alırken danışana ne söylenir
İnsanlar beklemeye daha kolay razı olur, yeter ki neyi beklediklerini bilsinler. "Ararım" demek belirsizdir. Şunu söylemek daha dürüsttür: "Şu an düzenli saatlerim dolu. Listede benden önce üç kişi var. Bir saat açıldığında uygun günlerinize bakıp sizi ararım, ayrıca her ay sonunda kısa bir mesajla durumu bildiririm."
Kesin bir tarih vermeyin. Bir danışanın ne zaman sonlandıracağını çoğu zaman siz de bilemezsiniz. Ama listede kaç kişi olduğunu ve kaç haftada bir haber vereceğinizi söyleyebilirsiniz.
Bir de şunu açıkça ekleyin: beklerken başka bir yere başvurmasında sakınca yok. Bunu duyan danışan, sizi beklediği için kendini bağlı hissetmez. Bulduğunda da size haber verme ihtimali artar, siz de listeyi temiz tutarsınız. Güvendiğiniz iki üç meslektaşın adını verebiliyorsanız verin.
Yer ne zaman açılır, önceden görmek
Boşalan saatlerin çoğu sürpriz olmaz. Terapide sonlandırma çoğunlukla birkaç seans önceden konuşulur. Bir danışanla "Dört seans daha yapalım, sonra bakalım" dediğiniz anda o saatin yaklaşık bir ay içinde açılacağını bilirsiniz.
Seyrekleşme de yer açar. Haftada bir gelen danışan iki haftada bire geçtiğinde, o saatin yarısı boşalır. Diyelim ki salı 18:00 danışanı A iki haftada bire geçti. Listede de iki haftada bir gelmeye razı olan biri varsa, ikisini aynı saatte dönüşümlü yerleştirebilirsiniz. Bu eşleşmeyi görmek için listede "sıklık" bilgisinin de yazılı olması gerekir.
Bu yüzden listeye ancak yer boşaldığında bakmak geç kalır. Sonlandırma konuşması yaptığınız gün listeyi açın, o saate uyan kişiyi işaretleyin. Saat boşaldığı hafta aramayı yapmış, yeni danışanla ilk görüşmeyi ayarlamış olursunuz.
Sırayla mı aramalı, uygunluğa göre mi
Başvuru tarihine göre sıra adil görünür, ama boşalan saat salı 10:00 ise ve listenin başındaki kişi yalnızca akşam gelebiliyorsa, o sıra işe yaramaz. Pratikte iki adımlı bir kural daha iyi çalışır:
- Önce boşalan saate uyan kişileri ayırın: gün, saat aralığı, yüz yüze ya da online tercihi.
- Bu kişiler arasında en eski başvuruyu arayın.
Seans süresine de dikkat edin. Bireysel seansı 50 dakika, çift seansını 75 ya da 90 dakika planlıyorsanız, boşalan 50 dakikalık saat çift başvurusuna yetmez. Ya önceki ya sonraki saatle birleştirmeniz gerekir, ki bu da başka bir danışanı kaydırmak anlamına gelir. Bunu listeye bakarken bilmek, yanlış kişiyi arayıp sonra geri adım atmaktan iyidir.
Bu kuralı kendinize yazılı bir cümle olarak koyun. Ofisi bir meslektaşla paylaşıyorsanız ve başvuruları zaman zaman o arıyorsa, ikiniz de aynı sırayla hareket edersiniz.
Teklifi yapmak, cevap için süre tanımak
Aradığınızda saati, gününü ve sıklığını tek cümlede söyleyin: "Salı 18:00'de haftalık bir saatim açılıyor, 4 Kasım'dan itibaren başlayabiliriz." Yarım yamalak bir "Yakında bir yer açılabilir" demek, danışanı beklentiye sokar ve kesin cevap almanızı geciktirir.
Karar için kısa bir süre tanıyın, örneğin 48 saat. İş saatlerini ayarlaması, eşiyle konuşması gerekebilir. Bu süre içinde dönmezse listedeki sıradaki uygun kişiyi arayacağınızı da baştan söyleyin. Böylece kimse "Bana neden sormadınız" diye kırılmaz.
Telefon açılmazsa kısa bir mesaj bırakın. Mesajda başvuru konusundan bahsetmeyin; telefonu başka biri görebilir. "Merhaba, ilk görüşme başvurunuz için bir saat açıldı, uygun olduğunuzda arayabilir misiniz" yeterli.
Kabul eden danışanı hemen takvime yazın. Saat düzenli bir haftalık saat olacaksa tekrarlayan randevu olarak kurun ki sonraki haftalar başka bir başvuruyla dolmasın. Planla kullanıyorsanız randevuyu bir kez kurduğunuzda sonraki haftalar takvimde kendiliğinden açılır.
Listeyi taze tutmak
Bekletilen bir liste kısa sürede eskir. Dört ay önce başvuran kişilerin bir kısmı başka bir terapist bulmuştur, bir kısmının iş saatleri değişmiştir. Eski liste size yanlış bir doluluk hissi verir: "Sekiz kişi bekliyor" sanırsınız, gerçekte bekleyen iki kişidir.
Ayda bir, ay sonunda on dakika ayırın. Listede bir aydan uzun süredir bekleyen herkese kısa bir mesaj atın: hâlâ ilgilenip ilgilenmediğini ve uygun saatlerinin değişip değişmediğini sorun. Cevap gelmeyenleri bir sonraki ay da sormanıza rağmen sessiz kalırlarsa listeden çıkarın.
Liste çok uzarsa yeni başvuru almayı bir süre kapatmak daha dürüst olur. Online randevu sayfanızda ilk görüşme hizmeti açık duruyorsa ve takviminizde yer yoksa, insanlar boşuna deneyip boş saat bulamaz. O dönemde ilk görüşme saatlerini zaman bloklama ile kapatıp sayfaya kısa bir not koyabilirsiniz.
Listeyi ayrı bir kâğıtta tutmak yerine danışan kartında tutmanın bir rahatlığı var: kişi danışan olduğunda bilgisi zaten oradadır, telefonu ve notları yeniden yazılmaz. Planla'da bekleyen kişiyi danışan olarak ekleyip notlar alanına "Bekleme listesi, başvuru 12 Eylül, salı ve perşembe 17:00 sonrası" gibi bir satır yazabilirsiniz. Danışan listesinde aradığınızda bu not karşınıza çıkar.
Sık Sorulan Sorular
Bekleme listesindeki kişiye ön görüşme yapmalı mıyım?
Kısa bir telefon görüşmesi, başvurunun alanınıza uygun olup olmadığını anlamanıza yeter. Uzun bir ön görüşme ise terapötik bir ilişki başlamış hissi verebilir, sonra aylarca bekletmek danışanı zor durumda bırakır. Görüşmeyi 10-15 dakikayla sınırlayın, ücret ve sıklık bilgisini de bu görüşmede verin.
Listede kaç kişi tutmak mantıklı?
Bu, yılda kaç saatinizin boşaldığına bağlı. Diyelim ki ayda ortalama bir saat açılıyor; listede on kişi varsa sonuncusu yaklaşık on ay bekler. Bu süre çoğu kişi için fazla uzun olduğundan, yaklaşık iki üç ayda yerleştirebileceğiniz kadar kişiyle sınırlamak daha gerçekçidir.
Mevcut bir danışanım saat değiştirmek isterse listedekilerden önce mi gelir?
Çoğu psikolog mevcut danışanlarına öncelik verir, çünkü süren bir terapinin devamlılığı söz konusudur. Bunu yaparsanız mevcut danışanın bıraktığı eski saati de listeye göre değerlendirin. Böylece bir değişiklik iki boşluğu birden doldurabilir.
Başvuran kişi beklemek istemezse ne yapmalıyım?
Bunu doğal karşılayın ve güvendiğiniz meslektaşların iletişim bilgisini verin. İsterse yine de listeye yazın ve başka bir yere başladığında haber vermesini rica edin. Böyle başlayan kişilerin bir kısmı ileride size geri döner.
Bu hafta ilk iş olarak elinizdeki dağınık numaraları tek bir yerde toplayın. Her biri için başvuru tarihini ve uygun saatleri yazın; hatırlamadığınız bilgiler için kısa bir mesajla sorun. Sonra önümüzdeki iki ayda sonlandırma ya da seyrekleşme konuştuğunuz danışanları işaretleyin ve her birinin saatine listeden kimin uyduğunu yanına not edin.