Salı günü bir danışan arıyor ve "Akşam 7 gibi olur mu?" diye soruyor. Aynı hafta üç kişi daha aynı saati istemiş. Takviminize bakıyorsunuz: 18:00 ile 21:00 arası önümüzdeki üç hafta dolu, perşembe sabahı 10:00 ile 13:00 arası ise boş duruyor.
Kendi muayenehanesinde çalışan psikologların çoğu bu tabloyu tanır. Danışanların büyük kısmı çalışıyor, mesai 18:00'de bitiyor, trafik de eklenince en erken 19:00'da gelebiliyorlar. Siz de herkese yer açmaya çalıştıkça akşamlarınız uzuyor, gündüzleriniz boşa gidiyor.
Aşağıda bu dengesizliği nasıl ölçeceğinizi, akşam saatlerini hangi danışanlara ayıracağınızı ve gündüz saatlerini kimlerle doldurabileceğinizi adım adım anlatıyoruz.
Akşam talebi neden hep aynı saatlere yığılır
Akşam saatlerine olan talep tesadüf sayılmaz. Ofiste çalışan bir danışan için 19:00 seansı izin almadan, kimseye açıklama yapmadan gelebileceği tek saattir. Terapiye geldiğini iş yerinde bilen olmasın isteyen danışan için bu daha da geçerlidir.
Bir de alışkanlık meselesi var. Danışan ilk aradığında gündüz saati önerilmezse, akşam saatini varsayılan kabul eder. Oysa aynı danışanların bir kısmı aslında esnek çalışıyor, haftada bir gün evden çalışıyor ya da öğle arasında bir saat ayırabiliyor. Sorulmadığı için söylemiyorlar.
Talebi üç gruba ayırmak işinizi kolaylaştırır:
- Gerçekten yalnızca akşam gelebilenler: sabit mesaili, uzun yolda olan, işyerinden çıkamayanlar.
- Akşamı tercih edip gündüze de uyum sağlayabilenler: haftada bir iki gün esnek olanlar, serbest çalışanlar.
- Gündüz zaten müsait olanlar: üniversite öğrencileri, vardiyalı çalışanlar, emekliler, çocuğu okuldayken gelebilen ebeveynler.
İkinci ve üçüncü grup akşam saatlerinize oturduğunda, birinci gruptaki danışan sıra bekler.
Önce kendi haftanızı sayın
"Herkes akşam istiyor" hissi çoğu zaman doğrudur ama ne kadar doğru olduğunu bilmeden düzen kuramazsınız. Son dört haftanın talebini saat dilimlerine göre sayın. Gelen her telefon, mesaj ve form başvurusunda danışanın ilk istediği saati not edin; verdiğiniz saati değil.
Bu sayımı bir deftere ya da tabloya iki sütunla yapabilirsiniz: istenen saat dilimi ve sonuç (verildi, başka saate kaydırıldı, bekleme listesine alındı). Dört hafta sonra hangi dilimin gerçekten sıkışık olduğunu görürsünüz.
Örnekteki gibi bir tablo çıkarsa sorun net olur: talebin yarıdan fazlası 17:00 sonrasına yığılmış, öğle saatleri neredeyse boş. Bazı psikologlarda tablo daha dengeli çıkar ve sıkışıklık yalnızca salı ile çarşamba akşamlarındadır. O durumda bütün haftayı değil, yalnızca o iki akşamı düzenlemeniz yeter.
Akşam saatlerini kime vereceğinize karar verin
Akşam saati muayenehanenin en kıt kaynağıdır. Kime verildiğini ilk gelen değil, sizin belirlediğiniz bir ölçüt belirlemeli. Bu ölçütü bir kez yazıya dökün, her yeni danışanda yeniden düşünmek zorunda kalmazsınız.
Pratikte işe yarayan ölçütler şunlar:
- Mesai saati gerçekten 18:00 sonrasına kadar süren ve esnekliği olmayan danışan önce gelir.
- Haftalık düzenli seansa gelen danışan, ayda bir gelen danışana göre önceliklidir; akşam saati onun için sabitlenir.
- Gündüz gelebileceğini söyleyen danışana gündüz saati önerilir, akşam boşalırsa haber verileceği söylenir.
- Online seansa uygun danışana öğle arası online saat önerilir.
İlk görüşmede bu soruyu doğrudan sormak gerekir. "Hangi saat uygun?" yerine "Hafta içinde gündüz gelebileceğiniz bir gün var mı, örneğin evden çalıştığınız bir gün?" diye sorduğunuzda alacağınız yanıt değişir. Birçok danışan "Cuma evden çalışıyorum, öğlen olur" der ve bir akşam saati boşta kalır.
Mevcut danışanlarınız için de aynı soruyu bir kez sorabilirsiniz. Yıllardır salı 19:00'a gelen danışanın işi değişmiş, artık çarşamba sabahı müsait olabilir. Bunu kendisi söylemez çünkü saati alışkanlık olmuştur.
Gündüz saatlerini kimlerle doldurabilirsiniz
Gündüz boşluğunu doldurmanın yolu, gündüz müsait olan danışanlara o saatleri açıkça sunmaktır. Telefonda ilk önerdiğiniz saat bir öğle saati olursa, danışanların bir kısmı onu kabul eder.
Gündüz saatlerine uygun danışan profilleri genelde bellidir:
- Üniversite öğrencileri, özellikle ders programı sabah yoğun olmayanlar.
- Hemşire, güvenlik görevlisi, fabrika çalışanı gibi vardiyalı çalışanlar.
- Serbest çalışanlar, kendi işini yapanlar, akademisyenler.
- Çocuğu okuldayken 10:00 ile 14:00 arası gelebilen ebeveynler.
- Emekliler.
Öğle arası online seans ayrı bir başlık hak eder. Ofisten çıkamayan ama 12:30'da kapalı bir toplantı odasında ya da arabasında 50 dakika ayırabilen danışan için bu saat akşamdan daha rahattır. Yüz yüze seanslarınızın arasına bir iki online saat koymak gündüz takvimini canlandırır.
Ofisi bir meslektaşınızla paylaşıyorsanız gündüz düzenini birlikte kurmak işe yarar. Biriniz sabahları çift terapisi ya da öğrenci danışanlara ağırlık verirken diğeri akşam yoğunluğunu üstlenebilir. Oda boş kalmaz, ikiniz de bütün akşamları tek başınıza doldurmak zorunda kalmazsınız.
Akşam seanslarına bir sınır koyun
Talep olduğu sürece akşam seansı eklemek kolaydır. Haftada beş akşam 21:30'a kadar çalışan psikolog bir süre sonra son seansta dikkatini toplamakta zorlanır, ertesi sabah da erken başlayamaz. Bu da gündüz boşluğunu büyütür.
Kendinize bir sınır belirleyin. Örneğin haftada en fazla üç akşam çalışmak, son seansı 20:00'de başlatmak ve akşam çalıştığınız günlerin sabahını boş bırakmak gibi. Sınırı takvime işlediğinizde danışana "o saatte doluyum" demek kolaylaşır, çünkü gerçekten doludur.
Akşam çalışmadığınız günleri sabah erken başlayarak dengeleyebilirsiniz. 08:30 ya da 09:00 seansı, işe gitmeden önce gelmek isteyen danışanlar için akşamın alternatifi olur. Bazı danışanlar sabah seansını akşamdan daha verimli bulur, çünkü günün yorgunluğuyla gelmezler.
Takvimi ve randevu sayfasını bu düzene göre kurun
Kararları verdikten sonra takviminiz de buna uymalı. Kâğıt defterde ya da telefonda bu sınırları korumak zordur; her istek geldiğinde "bir tane daha sığar" diye düşünürsünüz. Saatleri baştan kapatmak bu pazarlığı ortadan kaldırır.
Planla ile çalışma saatlerinizi gün gün ayrı tanımlayabilirsiniz: salı ve perşembe 20:50'ye kadar açık, diğer günler 18:00'de kapanıyor gibi. Düzenli danışanlarınızın akşam saatlerini tekrarlayan randevu olarak bir kez kurarsınız, sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Zaman bloklama ile kendinize ayırdığınız akşamları kapattığınızda o saate kimse randevu alamaz.
Online randevu sayfası kullanıyorsanız danışan yalnızca açık bıraktığınız saatleri görür. Akşamlar doluyken sayfada 11:00 ya da 12:30 gibi gündüz saatleri görünür, gündüz gelebilecek danışan da o saati kendisi seçer. Telefonda "akşam yok, gündüz olur mu" diye pazarlık etmeniz gerekmez.
Birkaç ay sonra durumu yeniden kontrol edin. Planla'nın istatistik ekranında randevu sayılarını ve yoğun dönemleri görürsünüz; gündüz saatleri dolmaya başladıysa akşam sınırınızı korumak daha kolay olur. Hâlâ boş kalan gündüz dilimleri varsa o saatleri online seansa ayırmayı deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Akşam saatleri doluyken yeni danışana ne söylemeliyim?
Önce gündüz gelip gelemeyeceğini sorun; çoğu zaman bir gün esnekliği vardır. Gelemiyorsa akşam saati açıldığında haber vereceğinizi söyleyin ve adını, telefonunu, uygun günlerini not alın. Kesin bir tarih vermeden "iki üç hafta içinde" gibi belirsiz sözler vermemek daha iyidir.
Akşam seansına daha yüksek ücret almak doğru mu?
Bazı psikologlar akşam ve hafta sonu seansları için farklı ücret belirler, bazıları tek ücretle çalışır. Farklı ücret uygulayacaksanız bunu ilk görüşmede açıkça söyleyin ve mevcut danışanlara geçiş için makul bir süre tanıyın. Ücret farkı tek başına talebi gündüze kaydırmaz, gündüz saati önermekle birlikte kullanıldığında etkisi olur.
Yıllardır akşama gelen danışanın saatini değiştirmeli miyim?
Danışan gerçekten yalnızca akşam gelebiliyorsa saatini korumak gerekir; düzenli saat terapinin parçasıdır. Yine de durumunun değişip değişmediğini bir kez sormakta sakınca yoktur. Gündüze geçebilecekse geçişi birkaç hafta önceden planlayın.
Cumartesi seansı akşam yoğunluğunu azaltır mı?
Cumartesi sabahı birçok çalışan danışan için akşamın alternatifidir ve bir kısım talebi oraya taşır. Ama cumartesiyi de açtığınızda haftalık çalışma süreniz uzar. Cumartesi açacaksanız hafta içi bir akşamı kapatmayı düşünün.
Bu hafta yapacağınız ilk iş şu olsun: gelen her randevu talebinde danışanın ilk istediği saati bir kenara yazın ve dört hafta sonra saat dilimlerine göre sayın. Ortaya çıkan tablo hangi akşamları sınırlayacağınızı ve hangi gündüz saatlerini önereceğinizi gösterir.