Salı sabahı saat 10:00. Siz evde, bilgisayarın başında, online seans için bağlantıyı açmış bekliyorsunuz. Danışanınız ise ofisin kapısında, zile basıyor. Geçen hafta "bu sefer online yapalım" demiştiniz, ama bu hafta için mi, her hafta için mi, ikiniz de farklı anlamışsınız.
Online seanslar hayatımıza yerleştikten sonra çoğu psikoloğun haftası ikiye bölündü. Bir kısım danışan ekrandan, bir kısmı ofisten geliyor; bazıları da duruma göre ikisi arasında gidip geliyor. Seansların kendisi aynı kalıyor, ama planlama işi iki katına çıkıyor: hangi saatte nerede olacağınız, kime bağlantı gideceği, hangi odanın boş kalacağı.
Aşağıda bu iki türü aynı takvimde, birbirine karışmadan tutmanın pratik yollarını bulacaksınız. Hangi programı kullandığınızdan bağımsız olarak uygulanabilir.
Karışıklık genelde nereden çıkıyor
Sorunların çoğu, seansın türünün takvimde yazmamasından doğar. Defterde ya da telefon takviminde "14:00 Burak" yazar, Burak'ın o hafta online mı geleceği sizin aklınızdadır. Aklınızda olan bilgi de ancak siz hatırladığınız sürece işe yarar.
Sık görülen birkaç durum:
- Danışan ofise gelir, siz evdesiniz ya da tersi.
- Online seans bağlantısı seanstan beş dakika önce, aceleyle gönderilir; danışan e-postasını açmamıştır.
- Evdeki online seanstan hemen sonra ofiste yüz yüze seans vardır, aradaki yol hesaba katılmamıştır.
- Ofis paylaşıyorsanız, online seans gününüzde oda boş durur ama meslektaşınız bunu bilmediği için kullanamaz.
- Danışan WhatsApp'tan "yarın online olabilir mi" yazar, siz "olur" dersiniz, ama takvime işlemeyi unutursunuz.
Bunların hiçbiri büyük bir felaket değildir. Ama haftada bir kez bile olsa, danışanın güvenini ve sizin gününüzü sarsar.
Seans türünü randevunun kendisine yazın
İlk ve en işe yarayan adım şu: online ve yüz yüze seansı takvimde iki ayrı hizmet olarak tanımlamak. "Bireysel Seans" tek kalem olarak durmasın; "Yüz Yüze Seans" ve "Online Seans" diye iki kalem açın. Böylece takvime baktığınızda her randevunun nerede yapılacağı adıyla birlikte görünür.
Renk kullanabiliyorsanız iki türü farklı renklere boyayın. Haftalık görünümde pembe ve yeşil blokların nasıl dağıldığını bir bakışta görürsünüz; salı gününün tamamen ofis, perşembenin yarısının ekran olduğu hemen anlaşılır.
İlk görüşmeyi ayrı tutmak da işinizi kolaylaştırır. Çoğu psikolog ilk görüşmeyi yüz yüze yapmayı tercih eder ya da süresini biraz uzun tutar. Bunu ayrı bir hizmet olarak açarsanız, yeni danışanın hangi formatla başlayacağı en baştan bellidir.
Online randevu sayfası kullanıyorsanız bu ayrım danışanın tarafında da işe yarar. Planla gibi bir sistemde her hizmetin süresi ve ücreti ayrı tanımlanır; danışan randevu alırken "Online Seans" ya da "Yüz Yüze Seans" kalemini kendisi seçer ve o bilgi doğrudan takviminize düşer. Kimseye "hangisiydi" diye sormanız gerekmez.
Günleri bölmek mi, karışık çalışmak mı
İki yol var ve ikisinin de mantığı var. Birincisi günleri bölmek: pazartesi ve perşembe online, salı, çarşamba ve cuma ofis gibi. İkincisi gün içinde karıştırmak: sabahları ekrandan, öğleden sonraları ofisten.
Günleri bölmek, özellikle evden online çalışıyorsanız en rahat düzendir. Ofise gitmediğiniz gün yol yoktur, kıyafet ve hazırlık derdi yoktur. Ofis paylaşıyorsanız o günleri meslektaşınıza açmak da kolaylaşır; oda planını haftalık olarak bir kez konuşursunuz, her hafta yeniden pazarlık etmezsiniz.
Gün içinde karıştırmak ise danışanlara daha çok saat seçeneği verir. Örneğin sabah 08:00'de iş öncesi online seansa girmek isteyen bir danışanınız varsa, o saati ofise gitmeden değerlendirirsiniz. Bu düzende tek şart, türler arasındaki geçişi takvime işlemektir.
Hangisini seçerseniz seçin, kararınızı yazılı bir haftalık şablona dökün. Yeni bir danışanla saat konuşurken aklınızdan hesap yapmak yerine şablona bakarsınız: "Online seans için pazartesi ve perşembe sabahları açığım" demek, "bir bakayım, galiba olur" demekten çok daha güven verir.
Geçiş süresini takvimde kapatın
Evden yapılan bir online seanstan sonra ofise gitmeniz 40 dakika sürüyorsa, o 40 dakika takvimde boş görünmemeli. Boş görünürse ya siz farkında olmadan oraya randevu verirsiniz ya da online randevu sayfanız o saati danışana açar.
Bunun yolu, geçiş süresini dolu saat olarak kapatmaktır. Yol, seans notlarını yazma ve bir bardak su içme süresi dahil. Planla'da zaman bloklama ile bu aralık kapatılır ve o saate randevu alınamaz; aynı işi kâğıt takvimde yapıyorsanız o kutuyu çizip "yol" yazın.
Ofiste online seans yapıyorsanız da durum benzerdir, sadece yol yerine oda meselesi çıkar. Paylaşılan bir ofiste online seansı küçük odada, yüz yüze seansı büyük odada yapıyorsanız, iki seans arasında oda değiştirmeniz gerekebilir. Bekleme salonunda bir danışan otururken siz kulaklıkla başka bir danışanla konuşuyorsanız, ses yalıtımını da düşünmek gerekir. Bu yüzden ofisteki online seansları, mümkünse bekleme salonunun boş olduğu saatlere koyun.
Bağlantı ve hatırlatma işini sabitleyin
Online seansın en çok aksayan kısmı bağlantıdır. Her seans için yeni bağlantı üretip son dakika göndermek, hem sizi yorar hem danışanı bekletir. Daha sade bir yol, her online danışana sabit bir görüşme bağlantısı vermek ve bunu ilk seans öncesinde bir kez iletmektir. Danışan bağlantıyı kaydeder, her hafta aynı yerden girer.
Hatırlatma mesajı tarafında da bir ayrıntı var. Otomatik hatırlatmalar genelde aynı kalıpla gider; Planla'nın SMS ya da WhatsApp hatırlatmasında örneğin seansın adı, tarihi, saati ve ofisinizin konumu yer alır. Hizmeti "Online Seans" diye adlandırdıysanız danışan mesajda bunu görür, ama konum bağlantısı da mesajda durur. İlk online seans öncesinde danışana kısaca "Mesajdaki konum ofis içindir, siz size verdiğim bağlantıdan katılacaksınız" demeniz bu karışıklığı baştan önler.
Online seans öncesinde kendi tarafınızda kontrol edilecekler de bellidir. Bunları ekranın yanına bir kâğıda yazmak bile işe yarar.
Danışan tür değiştirmek istediğinde
En çok yazışma buradan çıkar. Hafta içinde yüz yüze gelen bir danışan "yağmur var, bu hafta online yapabilir miyiz" diye yazar. Online gelen biri "bu hafta şehirdeyim, ofise geleyim" der. Her seferinde ayrı ayrı karar vermek, hem sizin hem danışanın zihnini meşgul eder.
Bunu baştan bir kurala bağlamak rahatlatır. Örnek bir düzen şöyle olabilir:
- Tür değişikliği en geç seanstan 24 saat önce istenir.
- Online günlerinizde yüz yüze seans yapılmaz; danışan ofise gelmek istiyorsa ofis gününden bir saat seçilir.
- Yüz yüze gelen danışan online'a geçmek isterse, aynı saat online yapılabilir, çünkü siz zaten bir ekrana bağlanabilirsiniz.
- Değişiklik onaylandığında takvimdeki hizmet de değiştirilir; sadece mesajda kalmaz.
Dördüncü madde en çok atlanandır. WhatsApp'ta "tamam, online yaparız" yazıp takvimde randevuyu "Yüz Yüze Seans" olarak bırakırsanız, hatırlatma eski türle gider ve ertesi hafta siz de neyin konuşulduğunu hatırlamazsınız.
Ücret konusunu da aynı anda netleştirin. Online ve yüz yüze seans ücretiniz aynıysa bunu söyleyin; farklıysa, tür değiştiğinde ücretin de değişeceğini ilk görüşmede anlatın. Danışanın seans gününde sürprizle karşılaşmaması, ilişkinin geri kalanını da korur.
Ofis paylaşıyorsanız online günleri paylaşın
Birkaç meslektaşla aynı ofisi kullanıyorsanız, sizin online günleriniz onlar için boş oda demektir. Bunu haber vermezseniz oda gereksiz yere kapalı durur. Kendi takviminizi meslektaşlarınızın da görebileceği şekilde tutmak ya da haftalık oda planına "Elif pazartesi online, oda boş" gibi bir satır eklemek yeter.
Tersinden de düşünün: meslektaşınız da online çalışıyorsa, onun ofiste olmadığı saatlerde büyük odayı yüz yüze seanslarınıza ayırabilirsiniz. Haftalık plan bir kez oturtulduğunda, bu takas her hafta yeniden konuşulmaz.
Sık Sorulan Sorular
Online ve yüz yüze seansın süresi farklı olmalı mı?
Çoğu psikolog ikisini aynı sürede tutar, çünkü seansın içeriği değişmez. Fark genelde seans aralarında çıkar: online seanstan sonra yol yoksa ara kısa olabilir, ofiste oda değişimi varsa biraz uzun tutulabilir. Süreyi değil, aradaki tamponu ayarlamak daha pratiktir.
Yeni danışanı doğrudan online başlatmak doğru mu?
Bu sizin klinik tercihinize bağlıdır. Planlama açısından önemli olan, yeni danışanın hangi formatla başlayacağının randevu alınırken belli olmasıdır. İlk görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak tanımlayıp yüz yüze ve online seçeneklerinden hangisini açacağınıza siz karar verebilirsiniz.
Danışan online seansa bağlanamazsa ne yapmalıyım?
Önceden bir yedek yol belirleyin, örneğin beş dakika içinde bağlantı kurulamazsa telefonla aramak. Bunu ilk online seans öncesinde danışana söyleyin. Bağlantı hiç kurulamazsa seansın nasıl telafi edileceği de kuralınızda yazılı olsun.
Online seans danışanlarına hatırlatma göndermeli miyim?
Evet, hatta yüz yüze danışanlardan daha çok işe yarayabilir, çünkü online seansa yol hazırlığı yoktur ve unutulması kolaydır. Hatırlatmada seans türünün açıkça yazması yeterlidir; bunun için hizmetin adını "Online Seans" olarak tanımlamanız işinizi görür.
Bu hafta takviminizi açın ve önümüzdeki iki haftanın her randevusunun yanına türünü yazın. Sonra evden ofise ya da ofisten eve geçtiğiniz her aralığı dolu saat olarak kapatın. Bu iki iş bir saatinizi almaz ve kapıda bekleyen danışan sahnesi bir daha yaşanmaz.