Yetişkin bir danışanla randevu iki kişi arasında kurulur. Çocuk ya da ergenle çalıştığınızda arada bir kişi daha vardır: veli. Randevuyu o alır, ücreti o öder, iptal mesajını o yazar. Seansa gelen ise başka biridir.
Bu düzen baştan kurulmadığında sorunlar küçük ama sık çıkar. Hatırlatma 13 yaşındaki danışanın telefonuna gider ve okunmaz. Anne salıyı yazar, baba çocuğu perşembe getirir. Okul çıkışı saatleri herkesin istediği saat olduğu için takvimin öğleden sonrası taşar, sabahlar boş kalır.
Kartta iki kişi var: danışan ve randevu muhatabı
Danışan kartını çocuğun adıyla açın, iletişim numarası olarak da randevuyu yöneten velinin numarasını yazın. Notlara tek satır yeter: "Randevuları annesi Ayşe Hanım alır, ödeme de onda." Ayrı yaşayan ebeveynlerde bu satır daha çok işe yarar. Çocuk bir hafta annede, bir hafta babada kalıyorsa hangi haftayı kimin getirdiği de karta yazılmalı.
İlk görüşmede velilerle şunları netleştirin:
- Randevuyu kim alır, kim iptal edebilir
- Hatırlatma hangi numaraya gidecek
- Ücreti kim öder, hangi yolla öder
- Çocuğu seansa kim getirir, kim alır
- 16 yaş üstü ergen kendi saatini kendisi değiştirebilir mi
Ergenlerde son madde sık gündeme gelir. Dershane programı değişen 17 yaşındaki bir danışan saatini kendisi kaydırmak ister, veli ise haberi olmadan değişiklik yapılmasını istemez. Hangisinde anlaşırsanız anlaşın, kural ilk seanstan önce konuşulmuş olsun. Sonradan açılan "neden bana sorulmadı" konuşması seans odasına da taşınır.
Randevu kartında lojistik bilgi durur: kim getirir, okul kaçta biter, ödemeyi kim yapar. Terapi sürecine ait notlar ayrı tuttuğunuz dosyada kalır. Kartı bir asistan ya da ofisi paylaştığınız bir meslektaş da görüyorsa bu ayrımı daha sıkı tutun.
Okul çıkışı saatleri: 15:30 sonrası herkesin saati
Çocuk danışanların çoğu aynı aralığı ister: okul çıkışından akşam yemeğine kadar. Hafta içi 15:30-19:00 arası ve cumartesi sabahı hızla dolar, salı sabahı 10:00 ise neredeyse kimseye uymaz. Bir ay boyunca gelen talepleri saat aralığına göre sayarsanız tablo kabaca aşağıdaki gibi çıkar.
Bu saatleri ilk isteyene vermek yerine önce hangi danışanın gerçekten başka seçeneği olmadığını ayırın. Tam gün okula giden bir ilkokul öğrencisi için 15:30 öncesi zordur. İkili öğretimde sabahçı olan bir ortaokul öğrencisi ise 13:30'da gelebilir, öğlenci olan bir çocuk da sabah 09:30'a uyar. İlk görüşmede okulun hangi saatlerde olduğunu sorup karta yazarsanız sabah saatlerini dolduracak danışanları bulursunuz.
İkinci adım, okul çıkışı saatlerini mümkün olduğunca çocuk ve ergenlere bırakmak. Esnek çalışan bir yetişkin danışanı 17:00'ye koyduğunuzda o saat bir çocuğun elinden çıkar. Takviminiz izin veriyorsa yetişkinlere öğle saatlerini önerin.
Diyelim ki hafta içi her gün 15:30-19:00 arasında üç seans alabiliyorsunuz. Bu, haftada 15 okul çıkışı saati demek, cumartesi sabahıyla birlikte 18 civarı. Çocuk ve ergen danışan sayınız bunu aşıyorsa yeni başvuruları bekleme listesine almak, kimseye uymayan bir sabah saatini zorla kabul ettirmekten daha sağlıklı bir düzen kurar.
Veli görüşmesi ayrı bir randevu olsun
Çocuk terapisinde veliyle belli aralıklarla ayrıca görüşülür. Bu görüşme çocuğun seansının ilk ya da son on dakikasına sıkıştırılınca çocuğun seansı kısalır, sonraki danışan da kapıda bekler. Üstelik çocuk bekleme salonunda otururken içeride kendisi hakkında konuşulduğunu bilir.
Veli görüşmesini takvimde ayrı bir hizmet olarak tanımlayın, kendi süresi ve ücreti olsun. Çalışan veliler çoğu zaman iş saatinde gelemez, bu yüzden görüşme online yapılabilir. Online görüşmeyi 17:00'ye koymak yerine velinin öğle arasına ya da akşam 20:00 sonrasına almak, okul çıkışı saatlerini çocuklara bırakır.
Planla içinde her hizmetin süresi ve ücreti ayrı tanımlanır. 50 dakikalık çocuk seansı ile 30 dakikalık veli görüşmesi aynı takvimde dursa da saatler birbirine girmez, danışan kartının geçmişinde de hangisinin ne zaman yapıldığı görünür.
Ayrı yaşayan ebeveynlerde iki ayrı veli görüşmesi gerekebilir. Bunu da ilk görüşmede konuşun. İki ebeveyni aynı saate çağırmak bazı ailelerde işe yarar, bazılarında görüşmeyi başka bir tartışmaya çevirir.
Hatırlatma veliye, iptal kuralı veliyle
Hatırlatma mesajı seansı unutabilecek kişiye gitmeli, bu kişi de çoğu zaman velidir. 12 yaşındaki bir çocuğun "yarın 16:30" mesajını okuması pek bir şey değiştirmez, onu servisten alıp ofise getirecek olan annesidir. Ergenlerde iki taraf da bilgi almak isteyebilir. O durumda ergen saati kendi telefonuna not eder, otomatik hatırlatma veliye gider.
Planla'da hatırlatma SMS ya da WhatsApp ile danışan kartındaki numaraya kendiliğinden gönderilir. Kartta velinin numarası kayıtlı olduğunda mesaj ona ulaşır. Mesajda ofisin konumu da bulunduğu için çocuğu ilk kez diğer ebeveyn ya da bir büyükanne getirdiğinde adres sorulmaz.
İptal kuralını da veliyle konuşun ve yazılı olarak verin. Çocuklarda iptal nedenleri büyük ölçüde tahmin edilebilir: ateşlenme, okul gezisi, veli toplantısı, deneme sınavı. Hastalıkta son dakika iptalini kabul edip okul gezisi için birkaç gün önceden haber beklemek makul bir ayrımdır. Okul etkinlikleri genelde önceden duyurulur. Veliden okulun aylık etkinlik listesini geldiğinde size iletmesini isterseniz bu iptallerin çoğunu önceden görürsünüz.
Ücreti veliden almak
Ödemeyi veli yapar, seansa giren çocuktur. Çoğu terapist ücretin çocuğun gözü önünde konuşulmasını istemez. Seans bitiminde kapıda cüzdan açılması, para üstü beklenmesi, "geçen haftanın da borcu vardı" konuşması hem çocuk hem veli için rahatsız edici bir an yaratır.
Bunu önlemek için ödemeyi seansın dışına taşıyın. Birkaç yol var:
- Seanstan önce online ödeme ya da havale, ödeme seans saatinden önce tamamlanır.
- Aylık toplu ödeme: ay başında o aydaki seans sayısı kadar tutar alınır.
- Paket: örneğin 4 seanslık paket satılır, kalan seans karttan takip edilir.
Veli randevuyu online randevu sayfanızdan alıyorsa Planla'da seans ücretinin tamamı ya da kaporası o sırada kredi kartıyla ödenebilir. Böylece seans günü para konusu hiç açılmaz. Hangi yolu seçerseniz seçin, hangi velinin hangi yöntemle ödediğini karta yazın. Ayrı yaşayan ebeveynlerde ücreti kimin üstlendiği, en sık karışan konulardan biridir.
Ara tatil, sınav haftaları ve yaz
Çocuk danışanlarda takvim okul takvimiyle birlikte dalgalanır. Kasım'daki ara tatilde ailelerin bir kısmı şehir dışına çıkar, yarıyıl tatilinde bu daha da artar. LGS ya da üniversite sınavına hazırlanan ergenlerde deneme sınavları hafta sonuna düşer ve cumartesi sabahı seansı ayda bir iki kez kayar.
Tatil haftasının bir kolaylığı da var: çocuklar sabah gelebilir. Okul çıkışı yoğunluğu o hafta dağılır. İlk görüşme için bekleyen yeni çocuk danışanları tatil haftasının sabahlarına almak, normal haftada bulamayacağınız saatleri değerlendirmenin yoludur.
Haziran sonunda düzen baştan değişir. Yaz kursu, kamp ve aile tatili devreye girer, okul çıkışı saatinin bir anlamı kalmaz. Yaz için saatleri yeniden konuşun, eylülde okul programı belli olunca bir kez daha.
Sık Sorulan Sorular
Ergen danışan randevusunu kendisi alabilir mi?
Bu, veliyle yaptığınız anlaşmaya bağlıdır. Bazı psikologlar 16 yaş üstü danışanın saat değişikliğini kendisinin yapmasına izin verir, ama değişikliği veliye de bildirir. Kuralı ilk seanstan önce iki tarafa da söyleyin ve karta yazın.
Ayrı yaşayan ebeveynlerden hangisinin numarası karta yazılır?
Randevuyu düzenli olarak alan ve ödemeyi yapan ebeveynin numarasını ana numara olarak yazın. Diğer ebeveynin numarasını ve hangi haftalarda çocuğu getirdiğini notlara ekleyin. Hatırlatmanın kime gideceğini iki ebeveynle de konuşun, sonradan "benim haberim olmadı" denmesin.
Veli görüşmesi ücretli olmalı mı?
Bu sizin kararınız, ama ayrı bir randevu olarak takvime giriyorsa çoğu psikolog ücretlendirir. Kısa bir telefon bilgilendirmesi ile 30 dakikalık planlı bir görüşmeyi ayırmak işinizi kolaylaştırır. Ücretlendirme kuralını ilk görüşmede veliye söyleyin.
Okul çıkışı saatleri dolduysa yeni çocuk danışana ne denir?
Önce okulun saatlerini sorun, sabahçı ya da öğlenci bir öğrenciyse uygun bir gündüz saati bulunabilir. Bulunamıyorsa bekleme listesine alın ve hangi saat açıldığında arayacağınızı söyleyin. En yakın tatil haftasında sabah saatinde bir ilk görüşme de önerebilirsiniz.
Bu hafta yapılacak iş
Mevcut çocuk ve ergen danışanlarınızın kartlarını tek tek açın. Her birinde kayıtlı numaranın randevuyu gerçekten yöneten velinin numarası olup olmadığına, okul saatinin ve ödemeyi kimin yaptığının yazılı olup olmadığına bakın. Eksik olanları bir sonraki seansta veliye sorup tamamlayın, ara tatil haftasında kimin geleceğini de aynı konuşmada öğrenin.